Administratori de clinică - Crearea și gestionarea sălilor de grup

Administratorii clinicii pot crea și gestiona săli de grup pentru a se potrivi nevoilor clinicii lor.

Sălile de grup se găsesc în coloana LHS a clinicii, la Săli de ședințe. În mod implicit, nu se vor crea săli de grup. Administratorii clinicii vor vedea butonul „Creează o cameră nouă” sub titlul „ Grupează camere” în coloana „LHS” a clinicii.
Dacă dați clic pe Creați o cameră nouă, se va afișa această casetă de dialog unde puteți denumi noua cameră de grup. Apoi, faceți clic pe Adăugați o cameră de grup pentru a crea camera care va fi apoi vizibilă pentru membrii echipei care au acces la camera de grup.

Administratori de clinică - crearea de șabloane de invitații pentru săli de grup

Administratorii clinicii pot crea șabloane de e-mail pentru sălile de grup din clinică (invitațiile prin SMS nu sunt disponibile pentru sălile de grup). Acestea pot fi create pentru a se potrivi nevoilor clinicii și vor fi disponibile furnizorilor de servicii medicale atunci când invită participanți la apeluri de grup. Dacă nu sunt create șabloane, invitațiile vor avea textul implicit (care poate fi editat înainte de a fi trimise destinatarilor).

Pentru a crea șabloane de e-mail pentru Săli de grup:

Pentru a crea și edita șabloane de invitație pentru clinică, accesați Configurare > Comunicare. Faceți clic pe Șabloane de invitații , apoi faceți clic pe  butonul +Creează pentru E-mail.

Caseta de creare a șablonului se va deschide Dați un nume șablonului Alegeți „Sală de grup” ca flux de lucru (invitațiile prin e-mail pot fi create și pentru alte invitații la săli de apel video și invitații la zona de așteptare) Adăugați un subiect de e-mail Introduceți sau lipiți mesajul șablon de invitație și faceți clic pe Creare când ați terminat Puteți crea până la cinci șabloane de săli de grup, în funcție de necesități pentru clinică. Odată create, șabloanele vor fi disponibile atunci când personalul va invita pacienți într-o Sală de Grup.

Membru al echipei clinicii: Intrați într-o sală de grup și invitați oaspeți

1. În coloana LHS a clinicii, sub Săli de ședințe, faceți clic pe săgeata din dreapta Sălilor de grup pentru a vizualiza lista derulantă cu sălile de grup din clinica dumneavoastră. Faceți clic pe Enter pentru a accesa sala de grup dorită. Dacă administratorul clinicii nu a adăugat camere de grup, nu veți vedea nicio cameră disponibilă aici. Vă rugăm să rețineți: Dacă există deja persoane într-o sală de grup, veți vedea un număr în dreapta butonului Enter pentru acea sală. Acest lucru vă permite să știți dacă există deja o întâlnire în desfășurare și poate trebuie să utilizați o altă sală de grup, dacă este disponibilă. Dacă nu este nimeni în sală, numărul va fi afișat ca 0. În al doilea exemplu din dreapta, o persoană se află deja în camera de grup (evidențiată cu roșu).
În plus, dacă un oaspete a fost invitat la o întâlnire, a dat clic pe link, dar așteaptă să fie acceptat în apel, cercul de lângă Enter se schimbă în culoarea portocalie.
2. Vei intra în camera de grup și vei vedea fluxul video în ecranul apelului. Tu și orice alt membru al echipei cu acces la Sala de grup puteți intra în Sala de grup oricând, fără a fi invitați, și puteți participa la un apel video.
3. Pentru a invita la un apel de grup pe cineva care nu este membru al echipei clinicii, faceți clic pe Manager de apeluri din pictogramele RHS de jos (evidențiate în caseta roșie).
4. Apoi faceți clic pe oricare dintre următoarele: Copiați linkul pentru a-l trimite persoanei pe care doriți să o invitați SAU Invitați participantul să îl invitați în Camera de grup direct din Managerul de apeluri prin e-mail sau SMS.
5. Când sosesc persoanele invitate, le veți vedea în Așteptare sau În așteptare și le puteți accepta în apel.

Adaugă la favorite o sală de grup

Puteți face clic pe butonul cu stea de lângă sălile de grup disponibile în clinica dvs. pentru a adăuga orice săli utilizate frecvent la favorite. Aceasta va afișa sălile de ședințe favorite în secțiunea LHS a sălii de așteptare, fără a fi nevoie să utilizați meniul derulant pentru săli de ședințe pentru a le accesa și, de asemenea, va aduce favoritele în partea de sus a listei din meniul derulant pentru săli de ședințe. Cum să adăugați o sală de grup la favorite:

1. În tabloul de bord al zonei de așteptare, faceți clic pe Camere de grup în coloana LHS. Aceasta afișează o listă a camerelor de grup disponibile în clinică.
2. Selectați camera de grup pe care doriți să o adăugați la favorite și faceți clic pe steaua din dreapta camerei respective. În acest exemplu, funcția „Conferințe de caz” a fost adăugată ca favorită și va fi mutată în partea de sus a listei.
3. Orice camere de grup adăugate ca favorite vor apărea în coloana LHS fără a fi nevoie să faceți clic pe săgeată pentru a accesa lista derulantă cu camere de grup.

Designul și experiența ecranului de apel

Apelurile video cu mai mulți participanți au un design responsiv pentru fluxurile video ale participanților, pentru a asigura cea mai bună dispunere disponibilă pentru dimensiunea ecranului fiecărui dispozitiv. Dacă nu există suficienți participanți pentru a umple o grilă ordonată, aceștia vor fi afișați ordonat, cu câteva spații disponibile. Noii participanți vor sosi întotdeauna în locul al doilea din dreapta jos, ceea ce înseamnă că participanții de pe alte rânduri nu își rearanjează poziția.

Apelurile de grup formează o grilă ordonată pe măsură ce persoanele sosesc în apel.

Fiecare participant la apel va avea o indicatoare atunci când plasezi cursorul peste ecranul său. Dacă fixezi unul sau mai mulți participanți, videoclipul lor va fi afișat mai mare în ecranul apelului și ceilalți participanți vor fi rearanjați pentru vizualizarea ta. În acest exemplu, alți participanți s-au mutat în stânga ecranului de apel. Dacă ecranul dispozitivului este mai lat, este posibil ca alți participanți să se mute și ei în partea de jos a ecranului de apel atunci când fixați unul sau mai mulți participanți.

Funcționalitatea Managerului de apeluri în cadrul apelului

Gazdele întâlnirilor/consultărilor de tip apel de grup au acces la Managerul de apeluri , care oferă diverse opțiuni pentru gestionarea apelului, cum ar fi punerea unui participant în așteptare în cadrul apelului și transferul într-o altă cameră. Vă rugăm să consultați mai jos pentru mai multe informații.

Când un furnizor de servicii medicale accesează un apel din Sala de Grup din clinica sa, va vedea butonul Manager Apeluri în partea dreaptă jos a ecranului de apel (imaginea de sus). Dacă faceți clic pe butonul Manager Apeluri din ecranul de apel, veți primi diverse opțiuni pentru gestionarea apelului, așa cum se arată în acest exemplu. Managerul de apeluri afișează: Durata apelului Orice participant care așteaptă să fie acceptat în apel Participanți actuali (prezentați în acest exemplu) - cu opțiuni pentru gestionarea fiecărui participant din apel. Acțiuni de apel
Opțiuni de transfer Dacă faceți clic pe butonul de transfer pentru un participant, îl puteți transfera într-o cameră de destinație disponibilă din clinică.
Aceasta ar putea fi o altă sală de grup, o sală de ședințe sau o sală de utilizator. Selectați dintre opțiunile de cameră disponibile, confirmați și participantul va fi transferat.
Participantul va fi apoi transferat în camera selectată și va aștepta să fie acceptat într-un apel în acea cameră. Aceasta este ceea ce va vedea în timp ce așteaptă să fie văzut.
Opțiunea Plasare în așteptare vă permite să puneți participantul în așteptare în cadrul apelului. Această opțiune va plasa participantul în propria sală de așteptare privată în cadrul apelului curent. Participantul nu poate vedea sau auzi alți participanți la apel, așa că puteți avea o discuție privată cu alți participanți, dacă este necesar. Acestea vor apărea în Așteptare sau În așteptare în Managerul de apeluri. Apoi îi puteți accepta înapoi în apel când sunteți gata. Rețineți că veți auzi un sunet de alertă care indică faptul că cineva așteaptă să fie lăsat să participe la apel - acest sunet poate fi dezactivat făcând clic pe „ Ocupat? Dezactivați sunetul acestui apelant până când sunteți gata”.

Participarea la un apel în Grup Room ca invitat

1. Dacă ați primit o invitație prin e-mail pentru a participa la un apel de grup, pur și simplu faceți clic pe butonul Începeți apelul din e-mail. Dacă nu ați primit o invitație prin e-mail, dar sunteți membru al echipei din clinica care organizează întâlnirea, vă puteți conecta la contul dvs. de apel video, puteți naviga la clinica unde are loc apelul de grup și puteți intra în sala de grup în orice moment. Rețineți că aveți nevoie de acces la sala de ședințe pentru contul dvs. (care vă oferă și acces la sălile de grup).
2. Vi se va solicita să permiteți utilizarea camerei și a microfonului pentru acest apel. Faceți clic pe Permiteți pentru a continua în partea stângă sus a ecranului, așa cum se arată în captura de ecran animată din dreapta. Dacă nu vedeți butonul Permite, este posibil să fi blocat camera sau microfonul în browser. Faceți clic pe „Vizualizați ajutorul” sau vizitați această pagină .
3. Următorul Vi se va solicita să introduceți: Prenume și nume Faceți o fotografie pentru a vă prezenta, dacă este necesar de către clinică. Dacă aveți deja un cont de apel video, vă puteți conecta prin intermediul butonului Conectare din partea de jos a paginii. Faceți clic pe Continuare pentru a continua
4. Ca invitat, veți fi plasat într-o coadă de apeluri până când persoana care a inițiat întâlnirea vă acceptă în apel. Dacă doriți, puteți schimba muzica din coada de apeluri.
5. După ce ești acceptat în camera de grup, te vei alătura apelului.

Trimiteți o invitație prin e-mail la sala de grup

Faceți clic pe numele Sălii de grup în care doriți să invitați pe cineva. Vei vedea opțiuni pentru a partaja linkul camerei și a invita persoane la un apel în camera de grup: Copiază linkul, trimite invitația și distribuie. Faceți clic pe Trimiteți invitație
Introdu adresa de e-mail a persoanei pe care dorești să o inviți. Puteți edita Subiectul titlului e-mailului și corpul e-mailului, dacă este necesar. Faceți clic pe Trimitere pentru a trimite invitația.
Dacă au fost create șabloane de e-mail pentru sălile de grup din clinica dumneavoastră , veți vedea un meniu derulant pentru câmpul Invitație. Selectați șablonul dorit și șablonul invitației va fi afișat. Acesta poate fi editat, dacă este necesar, înainte de trimitere. În acest exemplu, a fost selectată invitația la grupul de fizioterapie. Faceți clic pe Trimitere pentru a trimite invitația.
Dacă invitația este pentru o anumită oră, o puteți programa făcând clic pe Da în partea stângă jos a ferestrei. Introduceți detaliile și apoi faceți clic pe Trimitere pentru a trimite invitația.
Vei vedea acest ecran. Adaugă adresa de e-mail a persoanei și poți edita Titlul și Textul Mesajului, dacă dorești. În acest exemplu, trimitem o invitație fără o oră anume, așa că se presupune că vor veni imediat ce o primesc. Faceți clic pe Trimitere pentru a trimite invitația. Când sosesc persoanele invitate, va trebui să le acceptați în cameră folosind Managerul de apeluri , iar întâlnirea poate începe.
Pentru a trimite invitația la întâlnire pentru o anumită oră programată, faceți clic pe Da sub „Ar trebui trimisă o invitație pentru o anumită oră”. Aceasta va afișa opțiunile de programare, așa cum se arată în acest exemplu. Selectați data, ora și durata , apoi faceți clic pe Trimitere. Când sosesc persoanele invitate, va trebui să le acceptați în sală, iar întâlnirea poate începe.

Faceți clic pe numele Sălii de grup și selectați Partajare pentru mai multe opțiuni

Faceți clic pe numele Sălii de grup și apoi pe Partajare
Vei vedea diverse opțiuni pentru a invita pe cineva în Camera de grup. Faceți clic pe Distribuiți folosind linkul - apoi faceți clic pe Copiere link, linkul se copiază în clipboard și îl puteți adăuga la un e-mail, o aplicație de mesagerie etc. pentru a invita un oaspete. Faceți clic pe Trimiteți invitație pentru a deschide opțiunea de a trimite linkul prin e-mail (instrucțiunile sunt afișate mai sus).
Lansare folosind un buton - Puneți un buton personalizat pe intranet, de exemplu, astfel încât membrii echipei să poată intra în sală de acolo. Este posibil să aveți nevoie de departamentul IT pentru a face acest lucru.
Încorporați într-o pagină - utilizați codul de încorporare pentru a încorpora un link către sala de ședințe - este posibil să fie nevoie ca webmasterul să facă acest lucru.

Informații de asistență tehnică pentru apeluri de grup

Topologie apeluri de grup

Apelurile de grup implementează o topologie hibridă pentru a obține scala participanților din sălile de grup, păstrând în același timp funcțiile noastre îmbunătățite de apel.

Această topologie hibridă folosește:

• O topologie în stea care utilizează un server media (SFU) pentru transferul de conținut media audio și video. Participanții la apel stabilesc o singură conexiune WebRTC la serverul media și își publică fluxurile audio/video pentru ca alți participanți să le consume și să descarce fișierele audio/video ale altor participanți.
• O topologie de tip plasă (P2P) pentru schimbul de date despre aplicații (cum ar fi informații despre resurse/transfer de fișiere/chat/etc.). Fiecare participant creează această conexiune cu cealaltă conexiune, dar nu se trimite niciun suport media audio/video.

Securitate

Apelurile de grup mențin nivelurile ridicate de securitate pe care le utilizează deja healthdirect Video Call. Sălile de grup utilizează o criptare AES pe 128 de biți minimă, până la 256 de biți. Pentru mai multe informații despre confidențialitate și securitate, faceți clic aici .

Lățime de bandă

Pentru camerele de grup cu apeluri video healthdirect, cerințele minime recomandate pentru un apel de grup sunt următoarele:

• Încărcare: O lățime de bandă de minimum 350 kbps în amonte pentru trimiterea de audio/video
• Descărcare: O lățime de bandă descendentă de minimum 350 kbps pentru fiecare participant la apel pentru recepționarea audio/video de la serverul media, utilizând următoarea formulă:
  • Lățime de bandă necesară în aval = (n-1) * 350 (unde n este numărul de participanți la apel)
  • De exemplu, cerințe de lățime de bandă downstream pentru un apel cu 10 participanți
    • 9 * 350kbps = 3150kbps (~3,1 Mbps)

Rețineți că adăugarea de conținut, cum ar fi partajarea, va genera un flux suplimentar de 350 kbps pentru fiecare participant.