Amministratori della clinica: creazione e gestione di stanze di gruppo

Gli amministratori della clinica possono creare e gestire stanze di gruppo per soddisfare le esigenze della propria clinica.

Le stanze per gruppi si trovano nella colonna LHS della clinica, sotto Sale riunioni. Per impostazione predefinita, non verrà creata alcuna stanza di gruppo. Gli amministratori della clinica vedranno il pulsante Crea una nuova stanza sotto l'intestazione Stanze del gruppo nella colonna LHS della clinica.
Facendo clic su Crea una nuova stanza viene visualizzata questa finestra di dialogo in cui è possibile nominare la nuova stanza del gruppo. Quindi fai clic su Aggiungi una stanza di gruppo per creare la stanza che sarà poi visibile ai membri del tuo team che hanno accesso alla stanza di gruppo.

Amministratori della clinica: creazione di modelli di invito per stanze di gruppo

Gli amministratori della clinica possono creare modelli di posta elettronica per le stanze di gruppo nella clinica (gli inviti via SMS non sono disponibili per le stanze di gruppo). Questi possono essere creati per soddisfare le esigenze della clinica e saranno a disposizione degli operatori sanitari quando invitano i partecipanti alle chiamate di gruppo. Se non vengono creati modelli, gli inviti avranno il testo predefinito (che può essere modificato prima di essere inviato ai destinatari).

Per creare modelli di posta elettronica per le stanze di gruppo:

Per creare e modificare modelli di invito per la clinica, vai su Configura > Comunicazione. Fare clic su Modelli di invito e quindi fare clic su  il pulsante +Crea per l'e-mail.

Si aprirà la finestra di creazione del modello Dai un nome al modello Scegli Group Room come flusso di lavoro (gli inviti e-mail possono essere creati anche per altri inviti alla sala videochiamata e inviti all'area di attesa) Aggiungi un oggetto e-mail Digita o incolla il messaggio del modello di invito e fai clic su Crea una volta terminato È possibile creare fino a cinque modelli di stanze di gruppo, come richiesto per la clinica. Una volta creati, i modelli saranno disponibili quando il personale inviterà i pazienti in una stanza di gruppo.

Membro del team della clinica: entra in una stanza di gruppo e invita gli ospiti

1. Nella colonna LHS della clinica, sotto Sale riunioni, fare clic sulla freccia a destra di Stanze per gruppi per visualizzare l'elenco a discesa delle stanze per gruppi nella tua clinica. Fare clic su Invio per accedere alla stanza del gruppo desiderata. Se nessuna stanza di gruppo è stata aggiunta dall'amministratore della clinica, non vedrai nessuna stanza disponibile qui. Notare che: Se ci sono già occupanti in una stanza di gruppo, vedrai un numero a destra del pulsante Invio per quella stanza. Ciò ti consente di sapere se c'è già una riunione in corso e forse hai bisogno di utilizzare un'altra stanza di gruppo, se disponibile. Se non c'è nessuno nella stanza, il numero verrà visualizzato come 0. Nel secondo esempio a destra, una persona è già nella stanza del gruppo (evidenziata in rosso).
Inoltre, se un ospite è stato invitato a una riunione, ha fatto clic sul collegamento ma è in attesa di essere accettato nella chiamata, il cerchio accanto a Accedi diventa di colore arancione.
2. Entrerai nella stanza del gruppo e vedrai il tuo feed video nella schermata di chiamata. Tu e tutti gli altri membri del team con accesso alla stanza del gruppo potete entrare nella stanza del gruppo in qualsiasi momento senza essere invitati e partecipare a una videochiamata.
3. Per invitare a una chiamata di gruppo qualcuno che non sia un membro del team della clinica, fare clic su Gestore chiamate nelle icone in basso a destra (evidenziate nel riquadro rosso).
4. Successivamente fare clic su: Copia il collegamento per inviare il collegamento alla persona che desideri invitare, OPPURE Invita partecipante per invitarlo nella stanza del gruppo direttamente dal gestore delle chiamate tramite e-mail o SMS.
5. Quando arrivano le persone invitate, le vedrai sotto In attesa o In attesa e potrai accettarle nella chiamata.

Aggiungi una stanza di gruppo ai preferiti

Puoi fare clic sul pulsante a forma di stella accanto alle stanze per gruppi disponibili nella tua clinica per aggiungere le stanze utilizzate di frequente come preferite. Ciò mostrerà le sale riunioni preferite nella sezione LHS dell'area di attesa senza la necessità di utilizzare il menu a discesa della sala riunioni per accedervi e porterà anche i preferiti in cima all'elenco nel menu a discesa della sala riunioni. Come aggiungere una stanza di gruppo come preferita:

1. Nella dashboard dell'area di attesa, fai clic su Stanze di gruppo nella colonna LHS. Viene visualizzato un elenco delle stanze per gruppi disponibili nella clinica.
2. Seleziona la stanza del gruppo che desideri aggiungere come preferita e fai clic sulla stella a destra di quella stanza del gruppo. In questo esempio Case Conferences è stato aggiunto come preferito e si sposterà in cima all'elenco.
3. Tutte le stanze di gruppo aggiunte come preferite verranno visualizzate nella colonna LHS senza la necessità di fare clic sulla freccia per accedere all'elenco a discesa delle stanze di gruppo.

Progettazione ed esperienza della schermata di chiamata

Le videochiamate con più partecipanti hanno un design responsivo per i feed video dei partecipanti, per garantire il miglior layout disponibile per le dimensioni dello schermo di ciascun dispositivo. Se non ci sono abbastanza partecipanti per riempire una griglia ordinata, verranno visualizzati ordinatamente con alcuni spazi rimasti disponibili. I nuovi partecipanti arriveranno sempre al secondo posto in basso a destra, il che significa che i partecipanti nelle altre file non riorganizzano la loro posizione.

Le chiamate di gruppo formano una griglia ordinata man mano che le persone arrivano nella chiamata.

Ogni partecipante alla chiamata avrà un segnaposto quando passi il mouse sopra il suo schermo. Appuntare uno o più partecipanti mostrerà il suo video più grande nella schermata della chiamata e riorganizzerà gli altri partecipanti per la tua visualizzazione. In questo esempio gli altri partecipanti si sono spostati a sinistra della schermata della chiamata. Se lo schermo del dispositivo è più ampio, anche gli altri partecipanti potrebbero spostarsi nella parte inferiore della schermata della chiamata quando si fissano uno o più partecipanti.

Funzionalità di gestione delle chiamate nella chiamata

Gli organizzatori di riunioni/consultazioni con chiamata di gruppo hanno accesso al Call Manager che offre varie opzioni per la gestione della chiamata, come mettere un partecipante in attesa all'interno della chiamata e trasferirlo in un'altra stanza. Per ulteriori informazioni, vedere di seguito.

Quando un fornitore di servizi sanitari accede a una chiamata in Group Room nella propria clinica, vedrà il pulsante Gestione chiamate in basso a destra nella schermata della chiamata (immagine in alto). Facendo clic sul pulsante Gestore chiamate nella schermata della chiamata si ottengono varie opzioni per la gestione della chiamata, come mostrato in questo esempio. Il Gestore chiamate mostra: Durata della chiamata Tutti i partecipanti in attesa di essere accettati nella chiamata Partecipanti attuali (mostrati in questo esempio): con opzioni per la gestione di ciascun partecipante alla chiamata. Azioni di chiamata
Opzioni di trasferimento Facendo clic sul pulsante di trasferimento di un partecipante è possibile trasferirlo in una stanza di destinazione disponibile nella clinica.
Potrebbe trattarsi di un'altra sala gruppi, sala riunioni o sala utente. Seleziona tra le opzioni di camera disponibili, conferma e il partecipante verrà trasferito.
Il partecipante verrà quindi trasferito nella stanza selezionata e attenderà di essere accettato in una chiamata in quella stanza. Questo è ciò che vedranno mentre aspettano di essere visti.
Metti in attesa consente di mettere in attesa il partecipante alla chiamata. Questa opzione metterà il partecipante nella propria sala d'attesa privata all'interno della chiamata corrente. Non possono vedere o sentire gli altri partecipanti alla chiamata, quindi puoi avere una discussione privata con altri partecipanti, se necessario. Appariranno sotto In attesa o in attesa nel Gestore delle chiamate. Potrai quindi accettarli nuovamente nella chiamata quando sarai pronto. Tieni presente che sentirai un suono di avviso che indica che qualcuno è in attesa di essere ammesso alla chiamata: questo suono può essere disattivato facendo clic su " Occupato?" Disattiva l'audio di questo chiamante finché non sei pronto'.

Partecipare a una chiamata in Group Room come ospite

1. Se ti è stato inviato un invito via email a partecipare a una chiamata di gruppo, fai semplicemente clic sul pulsante Avvia la chiamata nell'email. Se non hai ricevuto un invito via e-mail, ma sei un membro del team della clinica che tiene la riunione, puoi accedere al tuo account di videochiamata, andare alla clinica in cui si tiene la chiamata di gruppo ed entrare nella stanza del gruppo in qualsiasi momento. tempo. Tieni presente che devi avere accesso alla sala riunioni per il tuo account (che garantisce anche l'accesso alle stanze di gruppo).
2. Ti verrà richiesto di consentire l'uso della fotocamera e del microfono per questa chiamata. Fai clic su Consenti per continuare in alto a sinistra dello schermo, come mostrato nello screenshot dell'animazione a destra. Se non vedi il pulsante Consenti, potresti aver bloccato la fotocamera o il microfono nel browser. Fare clic su Visualizza aiuto o visitare questa pagina .
3. Avanti ti verrà chiesto di inserire il tuo: Nome e cognome Scatta una foto per presentarti, se richiesto dalla clinica Se disponi di un account di videochiamata esistente, puoi accedere tramite il pulsante Accedi nella parte inferiore della pagina. Fare clic su Continua per procedere
4. Come ospite verrai inserito in una coda di chiamata finché la persona che ha avviato la riunione non ti accetta nella chiamata. Se lo desideri, puoi modificare tu stesso la musica della coda delle chiamate.
5. Una volta accettato nella stanza del gruppo, parteciperai alla chiamata.

Invia un invito via email alla stanza del gruppo

Fai clic sul nome della stanza del gruppo in cui desideri invitare qualcuno. Vedrai le opzioni per condividere il collegamento alla stanza e invitare le persone a una chiamata nella stanza di gruppo: Copia collegamento, invia invito e condividi. Fare clic su Invia invito
Inserisci l'indirizzo email della persona che desideri invitare. È possibile modificare l'Oggetto del titolo) dell'e-mail e il corpo dell'e-mail, se necessario. Fare clic su Invia per inviare l'invito.
Se sono stati creati modelli di email per le stanze di gruppo nella tua clinica , vedrai un campo Invito a discesa. Seleziona il modello desiderato e verrà visualizzato il modello di invito. Questo può essere modificato, se necessario, prima dell'invio. In questo esempio è stato selezionato l'invito al gruppo di Fisioterapia. Fare clic su Invia per inviare l'invito.
Se l'invito è per un orario particolare, puoi programmarlo facendo clic su Sì in basso a sinistra nella finestra. Inserisci i dettagli e quindi fai clic su Invia per inviare l'invito.
Vedrai questa schermata. Aggiungi l'indirizzo email della persona e puoi modificare il titolo e il testo del messaggio, se lo desideri. In questo esempio stiamo inviando un invito senza un orario particolare, quindi si presuppone che arriveranno una volta ricevuto. Fare clic su Invia per inviare l'invito. Quando arrivano le persone invitate, dovrai accettarle nella stanza utilizzando il Call Manager e la riunione potrà iniziare.
Per inviare l'invito alla riunione per un orario pianificato, fare clic su Sì in "Inviare un invito per un orario particolare". Verranno visualizzate le opzioni di pianificazione come mostrato in questo esempio. Selezionare la data, l'ora e la durata , quindi fare clic su Invia. Quando arrivano le persone invitate dovrai accettarle nella stanza e la riunione potrà iniziare.

Fai clic sul nome della stanza del gruppo e seleziona Condividi per ulteriori opzioni

Fare clic sul nome della stanza del gruppo e fare clic su Condividi
Vedrai varie opzioni per invitare qualcuno nella stanza del gruppo. Fare clic su Condividi utilizzando il collegamento - quindi fai clic su Copia il collegamento, il collegamento verrà copiato negli appunti e potrai aggiungerlo a un'e-mail, a un'app di messaggistica ecc. per invitare un ospite. Fai clic su Invia invito per aprire l'opzione di invio tramite e-mail del collegamento (istruzioni mostrate sopra).
Avvia utilizzando un pulsante : inserisci un pulsante personalizzato nella tua Intranet, ad esempio, in modo che i membri del team possano entrare nella stanza da lì. Potrebbe essere necessario che il tuo dipartimento IT lo faccia.
Incorpora in una pagina : usa il codice di incorporamento per incorporare un collegamento alla sala riunioni: potresti aver bisogno del tuo webmaster per farlo.

Il gruppo chiama informazioni sul supporto tecnico

Topologia delle chiamate di gruppo

Le chiamate di gruppo implementano una topologia ibrida per raggiungere la scala di partecipanti delle stanze di gruppo, pur mantenendo le nostre funzionalità di chiamata avanzate.

Questa topologia ibrida utilizza:

• Una topologia a stella che utilizza un media server (SFU) per il trasferimento di contenuti audio e video. I partecipanti alla chiamata stabiliscono un'unica connessione WebRTC al server multimediale e pubblicano i propri flussi audio/video affinché altri partecipanti possano consumarli e scaricano audio/video da altri partecipanti.
• Una topologia mesh (P2P) per lo scambio di dati applicativi (come informazioni sulle risorse/trasferimento file/chat/ecc.). Ogni partecipante crea questa connessione con ogni altro collegamento, ma non viene inviato alcun supporto audio/video.

Sicurezza

Le chiamate di gruppo mantengono gli elevati livelli di sicurezza già utilizzati dalle videochiamate di Healthdirect. Le stanze di gruppo utilizzano un minimo di crittografia AES a 128 bit fino a 256 bit. Per ulteriori informazioni su privacy e sicurezza, clicca qui .

Larghezza di banda

Per le sale di gruppo per videochiamate di Healthdirect, i requisiti minimi consigliati per una chiamata di gruppo sono i seguenti:

• Caricamento: una larghezza di banda upstream minima di 350 kbps per l'invio di audio/video
• Download: una larghezza di banda downstream minima di 350 kbps per ogni altro partecipante alla chiamata per la ricezione di audio/video dal server multimediale, utilizzando la seguente formula:
  • Larghezza di banda downstream richiesta = (n-1) * 350 (dove n è il numero di partecipanti alla chiamata)
  • ad esempio, requisiti di larghezza di banda downstream per una chiamata per 10 partecipanti
    • 9 * 350 kbps = 3150 kbps (~3,1 Mbps)

Tieni presente che l'aggiunta di contenuti come la condivisione aggiungerà un flusso aggiuntivo di 350 kbps per ciascun partecipante.