Klinikadministratörer - Skapa och hantera grupprum

Klinikadministratörer kan skapa och hantera grupprum för att passa klinikens behov.

Grupprum finns i klinikens vänstra kolumn, under Mötesrum. Inga grupprum skapas som standard. Klinikadministratörer kommer att se knappen Skapa ett nytt rum under rubriken Grupprum i klinikens vänstra kolumn.
Om du klickar på Skapa ett nytt rum visas den här dialogrutan där du kan namnge det nya grupprummet. Klicka sedan på Lägg till ett grupprum för att skapa rummet som sedan kommer att vara synligt för dina teammedlemmar som har åtkomst till grupprummet.

Klinikadministratörer - skapa inbjudningsmallar för grupprum

Klinikadministratörer kan skapa e-postmallar för grupprum på kliniken (SMS-inbjudningar är inte tillgängliga för grupprum). Dessa kan skapas för att passa klinikens behov och kommer att vara tillgängliga för vårdgivare när de bjuder in deltagare till gruppsamtal. Om inga mallar skapas kommer inbjudningarna att ha standardtexten (som kan redigeras innan den skickas till mottagarna).

Så här skapar du e-postmallar för grupprum:

För att skapa och redigera inbjudningsmallar för kliniken, gå till Konfigurera > Kommunikation. Klicka på Inbjudningsmallar och klicka sedan på  knappen +Skapa för e-post.

Rutan för att skapa mallar öppnas Ge mallen ett namn Välj Grupprum som arbetsflöde (E-postinbjudningar kan även skapas för andra inbjudningar till videosamtal och inbjudningar till väntrummet) Lägg till ett ämne för e-postmeddelandet Skriv eller klistra in inbjudningsmallens meddelande och klicka på Skapa när du är klar Du kan skapa upp till fem grupprumsmallar, beroende på vad som krävs för kliniken. När mallarna har skapats kommer de att vara tillgängliga när personalen bjuder in patienter till ett grupprum.

Klinikteammedlem: Gå in i ett grupprum och bjud in gäster

1. I kolumnen LHS på kliniken, under Mötesrum, klicka på pilen till höger om Grupprum för att se rullgardinsmenyn med grupprum på din klinik. Klicka på Enter för att komma till önskat grupprum. Om inga grupprum har lagts till av din klinikadministratör kommer du inte att se några tillgängliga rum här. Observera: Om det redan finns personer i ett grupprum ser du ett nummer till höger om Enter -knappen för det rummet. Detta visar om det redan pågår ett möte och om du kanske behöver använda ett annat grupprum, om det finns tillgängligt. Om det inte finns någon i rummet visas numret som 0. I det andra exemplet till höger är en person redan i grupprummet (markerad med rött).
Om en gäst dessutom har blivit inbjuden till ett möte, har klickat på länken men väntar på att bli accepterad i samtalet, ändras cirkeln bredvid Enter till orange färg.
2. Du kommer in i grupprummet och ser ditt videoflöde på samtalsskärmen. Du och andra teammedlemmar med åtkomst till grupprummet kan när som helst gå in i grupprummet utan att bli inbjudna och delta i ett videosamtal.
3. För att bjuda in någon till ett gruppsamtal som inte är en teammedlem på kliniken, klicka på Samtalshanteraren bland ikonerna längst ner till höger (markerade i den röda rutan).
4. Klicka sedan på antingen: Kopiera länken för att skicka länken till personen du vill bjuda in, ELLER Bjud in deltagaren att bjuda in dem till grupprummet direkt från samtalshanteraren via e-post eller SMS.
5. När inbjudna personer anländer ser du dem under Väntar eller Parkera och kan acceptera dem i samtalet.

Favoritera ett grupprum

Du kan klicka på stjärnknappen bredvid tillgängliga grupprum på din klinik för att lägga till ofta använda rum som favoriter. Detta visar favoritmötesrummen i vänster mötesdel av väntrummet utan att du behöver använda rullgardinsmenyn för mötesrum för att komma åt dem, och favoriterna visas också högst upp i listan i rullgardinsmenyn för mötesrum. Så här lägger du till ett grupprum som favorit:

1. Klicka på Grupprum i kolumnen LHS i väntrummet. Detta visar en lista över tillgängliga grupprum på kliniken.
2. Markera det grupprum du vill lägga till som favorit och klicka på stjärnan till höger om det grupprummet. I det här exemplet har fallkonferenser lagts till som en favorit och flyttas högst upp i listan.
3. Alla grupprum som lagts till som favoriter visas i vänsterkolumnen utan att du behöver klicka på pilen för att komma åt rullgardinsmenyn med grupprum.

Design och upplevelse för samtalsskärmen

Videosamtal med flera deltagare har en responsiv design för deltagarnas videoflöden för att säkerställa bästa möjliga layout för varje enhets skärmstorlek. Om det inte finns tillräckligt med deltagare för att fylla ett snyggt rutnät visas de snyggt med några lediga platser kvar. Nya deltagare kommer alltid att hamna på plats näst längst ner till höger, vilket innebär att deltagare i andra rader inte behöver ändra sin position.

Gruppsamtal bildar ett snyggt rutnät allt eftersom personer anländer i samtalet.

Varje deltagare i samtalet får en nål när du håller muspekaren över deras skärm. Om du fäster en eller flera deltagare visas deras video större på samtalsskärmen och de andra deltagarna visas i ordning så att du kan se den. I det här exemplet har andra deltagare flyttat sig till vänster om samtalsskärmen. Om enhetens skärm är bredare kan andra deltagare också flytta sig till nedre delen av samtalsskärmen när du fäster en eller flera deltagare.

Samtalshanteringsfunktionalitet i samtalet

Värdar för gruppsamtal/konsultationer har tillgång till samtalshanteraren som ger olika alternativ för att hantera samtalet, till exempel att sätta en deltagare i vänteläge inom samtalet och överföra till ett annat rum. Se nedan för mer information.

När en vårdgivare öppnar ett grupprumssamtal på sin klinik ser de knappen Samtalshanterare längst ner till höger på samtalsskärmen (översta bilden). Genom att klicka på knappen Samtalshanterare på samtalsskärmen får du olika alternativ för att hantera samtalet, som visas i det här exemplet. Samtalshanteraren visar: Samtalslängd Alla deltagare som väntar på att bli antagna till samtalet Nuvarande deltagare (visas i det här exemplet) – med alternativ för att hantera varje deltagare i samtalet. Samtalsåtgärder
Överföringsalternativ Genom att klicka på överföringsknappen för en deltagare kan du överföra dem till ett tillgängligt destinationsrum på kliniken.
Detta kan vara ett annat grupprum, mötesrum eller användarrum. Välj bland de tillgängliga rumsalternativen, bekräfta och deltagaren kommer att överföras.
Deltagaren kommer sedan att överföras till det valda rummet och väntar på att bli accepterad i ett samtal i det rummet. Det här är vad de kommer att se medan de väntar på att bli sedda.
Med hjälp av Parkera kan du sätta deltagaren i samtalet i vänteläge. Det här alternativet placerar deltagaren i ett eget privat väntrum under det aktuella samtalet. De kan inte se eller höra andra deltagare i samtalet, så du kan ha en privat diskussion med andra deltagare om det behövs. De kommer att visas under Väntar eller Parkerar i Samtalshanteraren. Du kan sedan acceptera att de deltar i samtalet igen när de är redo. Observera att du kommer att höra ett ljud som indikerar att någon väntar på att bli insläppt i samtalet – det här ljudet kan stängas av genom att klicka på " Upptagen? Stäng av ljudet för den här uppringaren tills du är redo".

Delta i ett grupprumssamtal som gäst

1. Om du har fått en e-postinbjudan att delta i ett gruppsamtal klickar du bara på knappen Starta samtalet i e-postmeddelandet. Om du inte fick någon e-postinbjudan, men är en teammedlem på kliniken som håller mötet, kan du logga in på ditt videosamtalkonto, navigera till kliniken där gruppsamtalet hålls och gå in i grupprummet när som helst. Observera att du behöver åtkomst till mötesrummet för ditt konto (vilket även ger åtkomst till grupprum).
2. Du kommer att bli ombedd att tillåta användning av din kamera och mikrofon för detta samtal. Klicka på Tillåt för att fortsätta längst upp till vänster på skärmen, som visas i animationsskärmdumpen till höger. Om du inte ser knappen Tillåt kan du ha blockerat din kamera eller mikrofon i din webbläsare. Klicka på visa hjälp eller besök den här sidan .
3. Nästa du kommer att bli ombedd att ange ditt: För- och efternamn Ta ett foto för att presentera dig själv, om kliniken kräver det Om du har ett befintligt videosamtalkonto kan du logga in via knappen Logga in längst ner på sidan. Klicka på Fortsätt för att fortsätta
4. Som gäst placeras du i en samtalskö tills personen som initierade mötet accepterar dig i samtalet. Du kan ändra musiken i samtalskön själv om så önskas.
5. När du har blivit antagen till grupprummet kommer du att delta i samtalet.

Skicka en e-postinbjudan till grupprummet

Klicka på namnet på det grupprum du vill bjuda in någon till. Du kommer att se alternativ för att dela rumslänken och bjuda in personer till ett grupprumssamtal: Kopiera länk, skicka inbjudan och dela. Klicka på Skicka inbjudan
Ange e-postadressen till den person du vill bjuda in. Du kan redigera titeln (ämne) för e-postmeddelandet och e-postmeddelandets brödtext om det behövs. Klicka på Skicka för att skicka inbjudan.
Om e-postmallar har skapats för grupprum på din klinik kommer du att se en rullgardinsmeny med fältet Inbjudan. Välj önskad mall så visas din inbjudningsmall. Denna kan redigeras vid behov innan den skickas. I det här exemplet har inbjudan till fysioterapigrupp valts. Klicka på Skicka för att skicka inbjudan.
Om inbjudan gäller en viss tid kan du schemalägga den genom att klicka på Ja längst ner till vänster i fönstret. Ange uppgifterna och klicka sedan på Skicka för att skicka inbjudan.
Du kommer att se den här skärmen. Lägg till personens e-postadress och du kan redigera titel och meddelandetext om så önskas. I det här exemplet skickar vi en inbjudan utan specifik tidpunkt, så det förutsätter att de kommer in så fort de tar emot den. Klicka på Skicka för att skicka inbjudan. När inbjudna personer anländer måste du ta emot dem i rummet med hjälp av samtalshanteraren och mötet kan börja.
För att skicka mötesinbjudan till en schemalagd tid, klicka på Ja under "Ska en inbjudan skickas till en viss tid". Detta visar schemaläggningsalternativ som visas i det här exemplet. Välj datum, tid och varaktighet och klicka sedan på Skicka. När inbjudna personer anländer måste du ta emot dem i rummet och mötet kan börja.

Klicka på grupprummets namn och välj Dela för fler alternativ

Klicka på namnet på grupprummet och klicka på Dela
Du kommer att se olika alternativ för att bjuda in någon till grupprummet. Klicka på Dela med länk - klicka sedan på Kopiera länken, länken kopieras till ditt urklipp och du kan lägga till den i ett e-postmeddelande, en meddelandeapp etc. för att bjuda in en gäst. Klicka på Skicka inbjudan för att öppna alternativet att skicka länken via e-post (instruktionerna visas ovan).
Starta med en knapp – Lägg till en anpassad knapp på ditt intranät, till exempel, så att teammedlemmar kan komma in i rummet därifrån. Du kan behöva din IT-avdelning för att göra detta.
Bädda in på en sida – använd inbäddningskoden för att bädda in en länk till mötesrummet – du kan behöva din webbansvariga för att göra detta.

Teknisk supportinformation för gruppsamtal

Gruppsamtalstopologi

Gruppsamtal implementerar en hybridtopologi för att uppnå grupprummens deltagarskala, samtidigt som våra förbättrade samtalsfunktioner bibehålls.

Denna hybridtopologi använder:

• En stjärntopologi som använder en medieserver (SFU) för överföring av ljud- och videomedia. Deltagarna i samtalet upprättar en enda WebRTC-anslutning till medieservern och publicerar sina ljud-/videoströmmar för andra deltagare att konsumera, och ladda ner andra deltagares ljud/video.
• En mesh-topologi (P2P) för utbyte av applikationsdata (såsom resursinformation/filöverföring/chatt/etc.). Varje deltagare skapar denna anslutning till varandras anslutningar, men inga ljud-/videomedia skickas.

Säkerhet

Gruppsamtal upprätthåller de höga säkerhetsnivåer som healthdirect Video Call redan använder. Grupprum använder minst 128-bitars AES-kryptering upp till 256 bitar. För mer information om integritet och säkerhet, klicka här .

Bandbredd

För grupprum för videosamtal från healthdirect är de rekommenderade minimikraven för ett gruppsamtal följande:

• Uppladdning: Minst 350 kbps uppströmsbandbredd för att skicka ljud/video
• Nedladdning: Minst 350 kbps nedströmsbandbredd för varje annan deltagare i samtalet för att ta emot ljud/video från medieservern, med följande formel:
  • Nedströms bandbredd som krävs = (n-1) * 350 (där n är antalet deltagare i samtalet)
  • t.ex. bandbreddskrav nedströms för ett samtal med 10 deltagare
    • 9 * 350 kbps = 3150 kbps (~3,1 Mbit/s)

Observera att tillägg av innehåll, till exempel delning, kommer att lägga till en extra ström på 350 kbps för varje deltagare.