Klinikkadministratorer – Opprette og administrere grupperom

Klinikkadministratorer kan opprette og administrere grupperom som passer til klinikkens behov.

Grupperom finnes i venstre side av klinikken, under møterom. Ingen grupperom opprettes som standard. Klinikkadministratorer vil se knappen Opprett et nytt rom under overskriften Grupperom i venstre side av klinikken.
Hvis du klikker på Opprett et nytt rom , åpnes denne dialogboksen der du kan gi det nye grupperommet et navn. Klikk deretter på Legg til et grupperom for å opprette rommet som da vil være synlig for teammedlemmene dine som har tilgang til grupperom.

Klinikkadministratorer – opprette invitasjonsmaler for grupperom

Klinikkadministratorer kan opprette e-postmaler for grupperom i klinikken (SMS-invitasjoner er ikke tilgjengelige for grupperom). Disse kan opprettes for å passe klinikkens behov og vil være tilgjengelige for helsepersonell når de inviterer deltakere til gruppesamtaler. Hvis det ikke opprettes noen maler, vil invitasjonene ha standardteksten (som kan redigeres før den sendes til mottakerne).

Slik oppretter du e-postmaler for grupperom:

For å opprette og redigere invitasjonsmaler for klinikken, gå til Konfigurer > Kommunikasjon. Klikk på Invitasjonsmaler , og klikk deretter på  +Opprett -knappen for e-post.

Boksen for oppretting av maler åpnes Gi malen et navn Velg Grupperom som arbeidsflyt (e-postinvitasjoner kan også opprettes for andre invitasjoner til videosamtalerom og invitasjoner til venteområdet) Legg til et emne for e-post Skriv inn eller lim inn invitasjonsmalmeldingen, og klikk på Opprett når du er ferdig Du kan opprette opptil fem grupperomsmaler, etter behov for klinikken. Når malene er opprettet, vil de være tilgjengelige når personalet inviterer pasienter til et grupperom.

Klinikkteammedlem: Gå inn i et grupperom og inviter gjester

1. I LHS-kolonnen på klinikken, under Møterom, klikker du på pilen til høyre for Grupperom for å se rullegardinlisten over grupperom på klinikken din. Klikk på Enter for å gå inn i ønsket grupperom. Hvis ingen grupperom har blitt lagt til av klinikkadministratoren din, vil du ikke se noen tilgjengelige rom her. Vennligst merk: Hvis det allerede er personer i et grupperom, vil du se et tall til høyre for Enter -knappen for det rommet. Dette forteller deg om det allerede er et møte pågår, og om du kanskje trenger å bruke et annet grupperom, hvis det er tilgjengelig. Hvis det ikke er noen i rommet, vil tallet vises som 0. I det andre eksemplet til høyre er én person allerede i grupperommet (uthevet med rødt).
I tillegg, hvis en gjest har blitt invitert til et møte, har klikket på lenken, men venter på å bli akseptert i samtalen, endres sirkelen ved siden av Enter til oransje.
2. Du kommer inn i grupperommet og ser videofeeden din på samtaleskjermen. Du og andre teammedlemmer med tilgang til grupperom kan når som helst gå inn i grupperommet uten å bli invitert og delta i en videosamtale.
3. For å invitere noen til en gruppesamtale som ikke er et teammedlem på klinikken, klikk på Samtalebehandleren i de nederste RHS-ikonene (uthevet i rød boks).
4. Klikk deretter på enten: Kopier lenken for å sende lenken til personen du vil invitere, ELLER Inviter deltakeren til å invitere dem til grupperommet direkte fra samtalebehandleren via e-post eller SMS.
5. Når inviterte personer ankommer, vil du se dem under Venter eller På vent og kan godta dem i samtalen.

Favoritt et grupperom

Du kan klikke på stjerneknappen ved siden av tilgjengelige grupperom på klinikken din for å legge til ofte brukte rom som favoritter. Dette vil vise favorittmøterommene i venstre side av venteområdet uten å måtte bruke rullegardinmenyen for møterom for å få tilgang til dem, og vil også bringe favorittene øverst på listen i rullegardinmenyen for møterom. Slik legger du til et grupperom som favoritt:

1. Klikk på Grupperom i venstre side-kolonnen i venterommet. Dette viser en liste over tilgjengelige grupperommer på klinikken.
2. Velg grupperommet du vil legge til som favoritt, og klikk på stjernen til høyre for grupperommet. I dette eksemplet er sakskonferanser lagt til som en favoritt og vil flyttes til toppen av listen.
3. Alle grupperom som er lagt til som favoritter, vises i venstre kolonne uten at du trenger å klikke på pilen for å få tilgang til rullegardinlisten over grupperom.

Design og opplevelse av samtaleskjermen

Videosamtaler med flere deltakere har et responsivt design for deltakernes videofeeder, for å sikre best mulig oppsett for skjermstørrelsen på hver enhet. Hvis det ikke er nok deltakere til å fylle et pent rutenett, vises de pent med noen ledige plasser igjen. Nye deltakere kommer alltid på plassen nest fra nederst til høyre, noe som betyr at deltakere i andre rader ikke omorganiserer posisjonen sin.

Gruppesamtaler danner et pent rutenett etter hvert som folk ankommer i samtalen.

Hver deltaker i samtalen vil ha en nål når du holder musepekeren over skjermen deres. Hvis du fester én eller flere deltakere, vises videoen deres i større rekkefølge på samtaleskjermen, og de andre deltakerne blir omorganisert slik at de kan sees. I dette eksemplet har andre deltakere flyttet seg til venstre for samtaleskjermen. Hvis enhetsskjermen er bredere, kan andre deltakere også flytte seg til bunnen av samtaleskjermen når du fester én eller flere deltakere.

Samtalebehandlingsfunksjonalitet i samtalen

Verter for gruppesamtaler/konsultasjoner har tilgang til samtalebehandleren , som gir ulike alternativer for å administrere samtalen, for eksempel å sette en deltaker på vent i samtalen og overføre til et annet rom. Se nedenfor for mer informasjon.

Når en helsepersonell åpner en grupperomsanrop på klinikken sin, vil de se knappen Samtalebehandling nederst til høyre på anropsskjermen (øverste bilde). Ved å klikke på knappen Samtalebehandling på anropsskjermen får du ulike alternativer for å administrere anropet, som vist i dette eksemplet. Samtalebehandleren viser: Samtalevarighet Alle deltakere som venter på å bli akseptert i samtalen Nåværende deltakere (vist i dette eksemplet) – med alternativer for å administrere hver deltaker i samtalen. Anropshandlinger
Overføringsalternativer Ved å klikke på overføringsknappen for en deltaker kan du overføre dem til et tilgjengelig destinasjonsrom i klinikken.
Dette kan være et annet grupperom, møterom eller brukerrom. Velg blant de tilgjengelige romalternativene, bekreft, og deltakeren vil bli overført.
Deltakeren blir deretter overført til det valgte rommet og venter på å bli akseptert i en samtale i det rommet. Dette er hva de vil se mens de venter på å bli sett.
Sett på vent lar deg sette deltakeren på vent i samtalen. Dette alternativet plasserer deltakeren i sitt eget private venterom i den gjeldende samtalen. De kan ikke se eller høre andre deltakere i samtalen, slik at du kan ha en privat diskusjon med andre deltakere, om nødvendig. De vil vises under Venter eller På vent i Samtalebehandleren. Du kan deretter godta dem tilbake i samtalen når de er klare. Vær oppmerksom på at du vil høre en varsellyd som indikerer at noen venter på å bli sluppet inn i samtalen – denne lyden kan dempes ved å klikke på « Opptatt? Demp denne innringeren til du er klar».

Delta i en gruppesamtale som gjest

1. Hvis du har mottatt en e-postinvitasjon til å delta i en gruppesamtale, klikker du bare på Start samtalen- knappen i e-posten. Hvis du ikke mottok en e-postinvitasjon, men du er et teammedlem på klinikken som holder møtet, kan du logge på videosamtalekontoen din, navigere til klinikken der gruppesamtalen holdes og gå inn i grupperommet når som helst. Vær oppmerksom på at du trenger tilgang til møterom for kontoen din (som også gir tilgang til grupperom).
2. Du vil bli bedt om å tillate bruk av kamera og mikrofon for denne samtalen. Klikk på Tillat for å fortsette øverst til venstre på skjermen, som vist i animasjonsskjermbildet til høyre. Hvis du ikke ser Tillat-knappen, kan det hende du har blokkert kameraet eller mikrofonen i nettleseren din. Klikk på Vis hjelp eller besøk denne siden .
3. Neste du vil bli bedt om å oppgi din: For- og etternavn Ta et bilde for å presentere deg selv, hvis klinikken krever det Hvis du har en eksisterende videosamtalekonto, kan du logge på via Logg på-knappen nederst på siden. Klikk på Fortsett for å fortsette
4. Som gjest blir du plassert i en samtalekø inntil personen som startet møtet godtar deg i samtalen. Du kan endre musikken i samtalekøen selv, hvis ønskelig.
5. Når du er tatt opp i grupperommet, vil du bli med i samtalen.

Send en e-postinvitasjon til grupperommet

Klikk på navnet på grupperommet du vil invitere noen til. Du vil se alternativer for å dele romlenken og invitere folk til en grupperomssamtale: Kopier lenke, send invitasjon og del. Klikk på Send invitasjon
Skriv inn e-postadressen til personen du vil invitere. Du kan redigere tittelen (emne) for e-posten og e-postens brødtekst om nødvendig. Klikk på Send for å sende invitasjonen.
Hvis det er opprettet e-postmaler for grupperom på klinikken din , vil du se en rullegardinmeny med invitasjonsfelt. Velg ønsket mal, så vises invitasjonsmalen. Denne kan redigeres om nødvendig før sending. I dette eksemplet er invitasjonen til fysioterapigruppen valgt. Klikk på Send for å sende invitasjonen.
Hvis invitasjonen er for et bestemt tidspunkt, kan du planlegge ved å klikke på Ja nederst til venstre i vinduet. Skriv inn detaljene, og klikk deretter på Send for å sende invitasjonen.
Du vil se dette skjermbildet. Legg til personens e-postadresse, og du kan redigere tittelen og meldingsteksten om ønskelig. I dette eksemplet sender vi en invitasjon uten bestemt tidspunkt, så dette forutsetter at de kommer inn når de mottar den. Klikk på Send for å sende invitasjonen. Når inviterte personer ankommer, må du godta dem i rommet ved hjelp av samtalebehandleren , og møtet kan begynne.
For å sende møteinvitasjonen til et bestemt tidspunkt, klikk Ja under «Skal en invitasjon sendes til et bestemt tidspunkt». Dette vil vise planleggingsalternativer som vist i dette eksemplet. Velg dato, klokkeslett og varighet , og klikk deretter på Send. Når de inviterte ankommer, må du ta dem inn i rommet, og møtet kan begynne.

Klikk på navnet på grupperommet og velg Del for flere alternativer

Klikk på navnet på grupperommet og klikk på Del
Du vil se ulike alternativer for å invitere noen til grupperommet. Klikk på Del ved hjelp av lenke – klikk deretter på Kopier lenken. Lenken kopieres til utklippstavlen, og du kan legge den til i en e-post, meldingsapp osv. for å invitere en gjest. Klikk på Send invitasjon for å åpne alternativet for å sende lenken på e-post (instruksjonene vist ovenfor).
Start med en knapp – Legg for eksempel en tilpasset knapp på intranettet ditt, slik at teammedlemmer kan gå inn i rommet derfra. Du må kanskje ha IT-avdelingen din til å gjøre dette.
Bygg inn på en side – bruk innebyggingskoden til å legge inn en lenke til møterommet – du må kanskje ha nettredaktøren din til å gjøre dette.

Teknisk støtteinformasjon for gruppesamtaler

Gruppeoppringingstopologi

Gruppesamtaler implementerer en hybridtopologi for å oppnå deltakerskalaen til grupperommene, samtidig som de forbedrede samtalefunksjonene beholdes.

Denne hybridtopologien bruker:

• En stjernetopologi som bruker en medieserver (SFU) for overføring av lyd- og videomedier. Deltakerne i samtalen oppretter en enkelt WebRTC-tilkobling til medieserveren og publiserer sine lyd-/videostrømmer slik at andre deltakere kan bruke dem, og de kan laste ned lyd/video fra andre deltakere.
• En mesh-topologi (P2P) for utveksling av applikasjonsdata (som ressursinformasjon/filoverføring/chat/osv.). Hver deltaker oppretter denne forbindelsen til hverandre, men ingen lyd-/videomedier sendes.

Sikkerhet

Gruppesamtaler opprettholder de høye sikkerhetsnivåene som healthdirect Video Call allerede bruker. Grupperom bruker minimum AES 128-bits kryptering opptil 256 bit. Klikk her for mer informasjon om personvern og sikkerhet.

Båndbredde

For grupperom for videosamtaler fra healthdirect er de anbefalte minimumskravene for en gruppesamtale som følger:

• Opplasting: Minimum 350 kbps oppstrøms båndbredde for sending av lyd/video
• Nedlasting: Minimum 350 kbps nedstrøms båndbredde for hver annen deltaker i samtalen for å motta lyd/video fra medieserveren, ved bruk av følgende formel:
  • Nedstrøms båndbredde nødvendig = (n-1) * 350 (der n er antall deltakere i samtalen)
  • f.eks. krav til nedstrøms båndbredde for en samtale med 10 deltakere
    • 9 * 350 kbps = 3150 kbps (~3,1 Mbps)

Vær oppmerksom på at det å legge til innhold, som deling, vil legge til en ekstra strøm på 350 kbps for hver deltaker.