Kliniekbeheerders - Groepskamers creëren en beheren

Kliniekbeheerders kunnen groepskamers creëren en beheren om aan de behoeften van hun kliniek te voldoen.

Groepsruimtes vindt u in de LHS-kolom van de kliniek, onder Vergaderruimtes. Er worden standaard geen groepsruimten aangemaakt. Kliniekbeheerders zien de knop Een nieuwe kamer maken onder de kop Groepskamers in de LHS-kolom van de kliniek.
Als u op Een nieuwe ruimte maken klikt, verschijnt dit dialoogvenster waarin u de nieuwe groepsruimte een naam kunt geven. Klik vervolgens op Een groepsruimte toevoegen om de ruimte te maken die vervolgens zichtbaar is voor uw teamleden die toegang hebben tot een groepsruimte.

Kliniekbeheerders - uitnodigingssjablonen maken voor groepskamers

Kliniekbeheerders kunnen e-mailsjablonen maken voor groepskamers in de kliniek (sms-uitnodigingen zijn niet beschikbaar voor groepskamers). Deze kunnen worden gemaakt om aan de behoeften van de kliniek te voldoen en zullen beschikbaar zijn voor zorgverleners wanneer zij deelnemers uitnodigen voor groepsgesprekken. Als er geen sjablonen zijn gemaakt, hebben de uitnodigingen de standaardtekst (die kan worden bewerkt voordat deze naar de ontvangers wordt verzonden).

E-mailsjablonen voor groepsruimten maken:

Om uitnodigingssjablonen voor de kliniek te maken en te bewerken, gaat u naar Configureren > Communicatie. Klik op Uitnodigingssjablonen en klik vervolgens op  de knop +Aanmaken voor e-mail.

Het vak voor het maken van sjablonen wordt geopend Geef het sjabloon een naam Kies Groepsruimte als workflow (e-mailuitnodigingen kunnen ook worden gemaakt voor andere uitnodigingen voor videogesprekruimtes en uitnodigingen voor de wachtruimte) Voeg een e- mailonderwerp toe Typ of plak het uitnodigingssjabloonbericht en klik op Maken als u klaar bent U kunt maximaal vijf groepsruimtesjablonen maken, afhankelijk van de vereisten voor de kliniek. Eenmaal aangemaakt, zijn de sjablonen beschikbaar wanneer het personeel patiënten uitnodigt voor een groepskamer.

Kliniekteamlid: Ga een groepskamer binnen en nodig gasten uit

1. Klik in de LHS-kolom van de kliniek onder Vergaderruimtes op de pijl rechts van Groepsruimten om de vervolgkeuzelijst met groepsruimten in uw kliniek te bekijken. Klik op Enter om de gewenste groepsruimte binnen te gaan. Als er door uw kliniekbeheerder geen groepskamers zijn toegevoegd, ziet u hier geen beschikbare kamers. Houd er rekening mee dat: Als er al bewoners in een groepsruimte zijn, ziet u rechts van de Enter- knop voor die ruimte een nummer. Zo weet u of er al een vergadering gaande is en dat u eventueel gebruik moet maken van een andere groepsruimte, indien beschikbaar. Als er niemand in de kamer is, wordt het nummer weergegeven als 0. In het tweede voorbeeld rechts bevindt zich al één persoon in de groepsruimte (rood gemarkeerd).
Als een gast is uitgenodigd voor een vergadering, op de link heeft geklikt maar wacht op aanvaarding van het gesprek, verandert de cirkel naast Enter in een oranje kleur.
2. Je komt de groepsruimte binnen en ziet je videofeed in het belscherm. U en eventuele andere teamleden met toegang tot de groepsruimte kunnen op elk moment zonder uitnodiging de groepsruimte betreden en deelnemen aan een videogesprek.
3. Om iemand uit te nodigen voor een groepsgesprek die geen teamlid is van de kliniek, klikt u op Call Manager in de onderste RHS-pictogrammen (gemarkeerd in een rood vakje).
4. Klik vervolgens op een van beide: Kopieer link om de link te sturen naar de persoon die u wilt uitnodigen, OF Nodig deelnemers uit om ze rechtstreeks vanuit Call Manager via e-mail of sms uit te nodigen voor de groepsruimte.
5. Wanneer uitgenodigde mensen arriveren, ziet u ze onder Wachten of In de wacht staan en kunt u ze in het gesprek opnemen.

Geef de voorkeur aan een groepskamer

U kunt op de sterknop naast de beschikbare groepskamers in uw kliniek klikken om veelgebruikte kamers als favoriet toe te voegen. Hierdoor worden de favoriete vergaderruimten in het LHS-gedeelte van de wachtruimte weergegeven zonder dat u de vervolgkeuzelijst voor de vergaderruimte hoeft te gebruiken om toegang te krijgen, en worden de favorieten ook bovenaan de lijst in de vervolgkeuzelijst voor de vergaderruimte geplaatst. Zo voeg je een groepsruimte toe als favoriet:

1. Klik in het Wachtruimtedashboard op Groepsruimten in de LHS-kolom. Hier wordt een lijst weergegeven met de beschikbare groepsruimten in de kliniek.
2. Selecteer de groepsruimte die je als favoriet wilt toevoegen en klik op de ster rechts van die groepsruimte. In dit voorbeeld is Case Conferences als favoriet toegevoegd en wordt bovenaan de lijst geplaatst.
3. Eventuele groepsruimten die als favoriet zijn toegevoegd, verschijnen in de LHS-kolom zonder dat u op de pijl hoeft te klikken om toegang te krijgen tot de vervolgkeuzelijst met groepsruimten.

Ontwerp en ervaring van oproepschermen

Videogesprekken met meerdere deelnemers hebben een responsief ontwerp voor de videofeeds van deelnemers, om te zorgen voor de best beschikbare lay-out voor de schermgrootte van elk apparaat. Als er niet genoeg deelnemers zijn om een netjes raster te vullen, worden ze netjes weergegeven, waarbij er nog enkele plaatsen beschikbaar zijn. Nieuwe deelnemers komen altijd op de tweede plek van rechtsonder aan, wat betekent dat deelnemers in andere rijen hun positie niet herschikken.

Groepsoproepen vormen een netjes raster wanneer mensen binnenkomen in het gesprek.

Elke deelnemer aan het gesprek krijgt een pincode als u over zijn/haar scherm beweegt. Als u een of meer deelnemers vastzet, wordt hun video groter weergegeven in het oproepscherm en worden de andere deelnemers opnieuw gerangschikt voor uw weergave. In dit voorbeeld zijn andere deelnemers naar de linkerkant van het oproepscherm verplaatst. Als het apparaatscherm breder is, kunnen andere deelnemers ook naar de onderkant van het belscherm gaan wanneer u een of meer deelnemers vastzet.

Call Manager-functionaliteit in het gesprek

Gastheren van Group Call-vergaderingen/-overleg hebben toegang tot de Call Manager , die verschillende opties biedt om het gesprek te beheren, zoals een deelnemer in de wacht zetten binnen het gesprek en doorverbinden naar een andere kamer. Zie hieronder voor meer informatie.

Wanneer een zorgverlener toegang krijgt tot een groepskameroproep in zijn of haar kliniek, ziet hij/zij de knop Call Manager rechtsonder in het oproepscherm (bovenste afbeelding). Als u op de Call Manager-knop in het oproepscherm klikt, krijgt u verschillende opties voor het beheren van de oproep, zoals weergegeven in dit voorbeeld. De Call Manager toont: Gespreksduur Alle deelnemers die wachten om te worden toegelaten tot het gesprek Huidige deelnemers (weergegeven in dit voorbeeld) - met opties voor het beheren van elke deelnemer aan het gesprek. Oproepacties
Overdrachtsmogelijkheden Als u op de doorverbindknop voor een deelnemer klikt, kunt u deze overbrengen naar een beschikbare bestemmingskamer in de kliniek.
Dit kan een andere groepsruimte, vergaderruimte of gebruikersruimte zijn. Maak een keuze uit de beschikbare kameropties, bevestig en de deelnemer wordt doorverbonden.
De deelnemer wordt dan doorverbonden naar de geselecteerde kamer en wacht tot hij in die kamer wordt aangenomen voor een gesprek. Dit is wat ze zullen zien terwijl ze wachten om gezien te worden.
Met In de wacht zetten kunt u de deelnemer tijdens het gesprek in de wacht zetten. Met deze optie wordt de deelnemer binnen het huidige gesprek in zijn eigen privéwachtkamer geplaatst. Ze kunnen andere deelnemers aan het gesprek niet zien of horen, dus u kunt indien nodig een privégesprek met andere deelnemers voeren. Ze verschijnen onder Wachten of in de wacht in Gespreksbeheer. U kunt ze vervolgens weer in het gesprek accepteren als u klaar bent. Let op : u hoort een waarschuwingsgeluid dat aangeeft dat er iemand wacht om te worden toegelaten tot het gesprek. Dit geluid kunt u dempen door op ' Bezet?' te klikken. Demp deze beller totdat u klaar bent'.

Als gast deelnemen aan een groepskamergesprek

1. Als u per e-mail een uitnodiging hebt ontvangen om deel te nemen aan een groepsgesprek, klikt u eenvoudigweg op de knop Start het gesprek in de e-mail. Als u geen e-mailuitnodiging heeft ontvangen, maar wel een teamlid bent in de kliniek waar de vergadering plaatsvindt, kunt u zich aanmelden bij uw videogesprekaccount, naar de kliniek gaan waar het groepsgesprek wordt gevoerd en op elk gewenst moment de groepsruimte betreden. tijd. Houd er rekening mee dat u toegang tot vergaderruimtes nodig heeft voor uw account (dat ook toegang geeft tot groepsruimtes).
2. Voor dit gesprek wordt u gevraagd toestemming te geven voor het gebruik van uw camera en microfoon. Klik op Toestaan om door te gaan links bovenaan uw scherm, zoals weergegeven in de animatiescreenshot rechts. Als u de knop Toestaan niet ziet, heeft u mogelijk uw camera of microfoon in uw browser geblokkeerd. Klik op help bekijken of bezoek deze pagina .
3. Volgende U wordt gevraagd uw: Voor-en achternaam Maak een foto om uzelf voor te stellen, indien vereist door de kliniek Als u een bestaand Videogesprek-account heeft, kunt u zich aanmelden via de knop Aanmelden onderaan de pagina. Klik op Doorgaan om door te gaan
4. Als gast wordt u in een wachtrij geplaatst totdat de persoon die de vergadering heeft gestart u in de oproep accepteert. Indien gewenst kunt u zelf de wachtmuziek wijzigen.
5. Zodra u bent toegelaten tot de groepsruimte, neemt u deel aan het gesprek.

Stuur een e-mailuitnodiging naar de groepsruimte

Klik op de naam van de groepsruimte waarvoor u iemand wilt uitnodigen. U ziet opties om de kamerlink te delen en mensen uit te nodigen voor een groepskamergesprek: Link kopiëren, uitnodiging verzenden en delen. Klik op Uitnodiging verzenden
Voer het e-mailadres in van de persoon die u wilt uitnodigen. U kunt indien nodig het titelonderwerp van de e-mail en de hoofdtekst van de e-mail bewerken. Klik op Verzenden om de uitnodiging te verzenden.
Als er e-mailsjablonen zijn gemaakt voor groepskamers in uw kliniek , ziet u een vervolgkeuzelijst met uitnodigingsvelden. Selecteer het gewenste sjabloon en uw uitnodigingssjabloon wordt weergegeven. Dit kan indien nodig worden bewerkt voordat het wordt verzonden. In dit voorbeeld is de groepsuitnodiging Fysiotherapie geselecteerd. Klik op Verzenden om de uitnodiging te verzenden.
Als de uitnodiging voor een bepaalde tijd is, kunt u plannen door linksonder in het venster op Ja te klikken. Voer de gegevens in en klik vervolgens op Verzenden om de uitnodiging te verzenden.
Je krijgt dit scherm te zien. Voeg het e-mailadres van de persoon toe en u kunt desgewenst de titel en berichttekst bewerken. In dit voorbeeld sturen we een uitnodiging voor een bepaald tijdstip, dus we gaan ervan uit dat ze binnenkomen zodra ze deze hebben ontvangen. Klik op Verzenden om de uitnodiging te verzenden. Wanneer uitgenodigde mensen arriveren, moet u ze in de kamer accepteren met behulp van Call Manager en de vergadering kan beginnen.
Om de uitnodiging voor een afspraak voor een gepland tijdstip te versturen, klikt u op Ja onder 'Moet er voor een bepaald tijdstip een uitnodiging worden verzonden'. Hierdoor worden planningsopties weergegeven zoals weergegeven in dit voorbeeld. Selecteer de datum, tijd en duur en klik vervolgens op Verzenden. Wanneer uitgenodigde mensen arriveren, moet u ze in de kamer accepteren en kan de vergadering beginnen.

Klik op de naam van de groepsruimte en selecteer Delen voor meer opties

Klik op de naam van de groepsruimte en klik op Delen
Je ziet verschillende mogelijkheden om iemand uit te nodigen in de Groepsruimte. Klik op Delen via link - klik vervolgens op Kopieer de link, de link wordt naar uw klembord gekopieerd en u kunt deze toevoegen aan een e-mail, berichtenapp enz. om een gast uit te nodigen. Klik op Uitnodiging verzenden om de optie te openen om de link te e-mailen (instructies hierboven weergegeven).
Starten met een knop - Plaats bijvoorbeeld een aangepaste knop op uw intranet, zodat teamleden van daaruit de ruimte kunnen betreden. Mogelijk heeft u uw IT-afdeling nodig om dit te doen.
Insluiten in een pagina - gebruik de insluitcode om een link naar de vergaderruimte in te sluiten. Mogelijk heeft u hiervoor uw webmaster nodig.

Groepsgesprekken Technische ondersteuningsinformatie

Topolgie voor groepsoproepen

Groepsgesprekken implementeren een hybride topologie om de deelnemersschaal van de groepsruimten te bereiken, terwijl onze verbeterde belfuncties behouden blijven.

Deze hybride topologie maakt gebruik van:

• Een stertopologie die een mediaserver (SFU) gebruikt voor de overdracht van audio- en videomedia. Deelnemers aan het gesprek brengen een enkele WebRTC-verbinding tot stand met de mediaserver, publiceren hun audio-/videostreams zodat andere deelnemers deze kunnen gebruiken, en downloaden audio/video van andere deelnemers.
• Een mesh-topologie (P2P) voor de uitwisseling van applicatiegegevens (zoals informatie over bronnen/bestandsoverdracht/chat/etc). Elke deelnemer maakt deze verbinding met elkaar, maar er worden geen audio-/videomedia verzonden.

Beveiliging

Groepsgesprekken behouden het hoge beveiligingsniveau dat healthdirect Video Call al hanteert. Groepsruimtes gebruiken minimaal AES 128 bit encryptie tot 256 bit. Voor meer informatie over privacy en veiligheid, klik hier .

Bandbreedte

Voor groepsruimtes voor healthdirect Video Call zijn de aanbevolen minimumvereisten voor een groepsgesprek als volgt:

• Uploaden: minimaal 350 kbps upstream-bandbreedte voor het verzenden van audio/video
• Downloaden: Een minimum van 350 kbps downstream bandbreedte voor elke andere deelnemer aan de oproep voor het ontvangen van audio/video van de mediaserver, met behulp van de volgende formule:
  • Vereiste downstream bandbreedte = (n-1) * 350 (waarbij n het aantal deelnemers aan het gesprek is)
  • bijv. Downstream bandbreedtevereisten voor een oproep voor 10 deelnemers
    • 9 * 350 kbps = 3150 kbps (~3,1 Mbps)

Let op: als u inhoud toevoegt, zoals delen, wordt voor elke deelnemer een extra stream van 350 kbps toegevoegd.