Kliniekbeheerders - Groepsruimtes aanmaken en beheren

Kliniekbeheerders kunnen groepsruimten creëren en beheren die aansluiten bij de behoeften van hun kliniek.

Groepsruimtes vindt u in de linkerkolom van de kliniek, onder Vergaderruimtes. Er worden standaard geen groepsruimtes aangemaakt. Kliniekbeheerders zien de knop 'Nieuwe kamer aanmaken' onder de kop 'Groepskamers' in de linkerkolom van de kliniek.
Klik op 'Een nieuwe ruimte aanmaken' om dit dialoogvenster te openen, waar u de nieuwe groepsruimte een naam kunt geven. Klik vervolgens op 'Groepsruimte toevoegen' om de ruimte aan te maken die vervolgens zichtbaar is voor uw teamleden met toegang tot de groepsruimte.

Kliniekbeheerders - uitnodigingssjablonen maken voor groepsruimten

Kliniekbeheerders kunnen e-mailsjablonen maken voor groepsruimtes in de kliniek (sms-uitnodigingen zijn niet beschikbaar voor groepsruimtes). Deze kunnen worden aangepast aan de behoeften van de kliniek en zijn beschikbaar voor zorgverleners wanneer ze deelnemers uitnodigen voor groepsgesprekken. Als er geen sjablonen worden gemaakt, bevatten de uitnodigingen de standaardtekst (die kan worden bewerkt voordat ze naar de ontvangers worden verzonden).

E-mailsjablonen voor groepsruimten maken:

Om uitnodigingsjablonen voor de kliniek te maken en te bewerken, gaat u naar Configureren > Communicatie. Klik op Uitnodigingssjablonen en klik vervolgens op  de knop +Maken voor E-mail.

Het venster voor het maken van sjablonen wordt geopend Geef de sjabloon een naam Kies Groepsruimte als workflow (er kunnen ook e-mailuitnodigingen worden gemaakt voor andere videogesprekruimte-uitnodigingen en uitnodigingen voor de wachtruimte) Voeg een e-mailonderwerp toe Typ of plak het bericht van de uitnodigingssjabloon en klik op Maken als u klaar bent U kunt maximaal vijf groepsruimtesjablonen maken, afhankelijk van de behoeften van de kliniek. Nadat u de sjablonen hebt gemaakt, zijn ze beschikbaar wanneer medewerkers patiënten uitnodigen voor een groepsruimte.

Lid van het kliniekteam: Ga naar een groepsruimte en nodig gasten uit

1. Klik in de LHS-kolom van de kliniek, onder Vergaderruimten, op de pijl rechts van Groepsruimten om de vervolgkeuzelijst met groepsruimten in uw kliniek te bekijken. Klik op Enter om de gewenste groepsruimte te betreden. Als er door de beheerder van uw kliniek geen groepsruimten zijn toegevoegd, ziet u hier geen beschikbare ruimten. Let op: Als er al personen in een groepsruimte aanwezig zijn, ziet u rechts van de knop ' Betreden' voor die ruimte een nummer. Dit laat u weten of er al een vergadering gaande is en of u mogelijk een andere groepsruimte nodig hebt, indien beschikbaar. Als er niemand in de ruimte aanwezig is, wordt het nummer weergegeven als 0. In het tweede voorbeeld rechts is er al één persoon in de groepsruimte (gemarkeerd in rood).
Als een gast is uitgenodigd voor een vergadering, op de link heeft geklikt maar wacht tot hij/zij aan het gesprek wordt toegevoegd, verandert de cirkel naast Enter in een oranje kleur.
2. U komt de groepsruimte binnen en ziet uw videofeed op het gespreksscherm. U en andere teamleden met toegang tot de groepsruimte kunnen op elk gewenst moment de groepsruimte betreden zonder dat ze daarvoor uitgenodigd zijn, en deelnemen aan een videogesprek.
3. Om iemand die geen teamlid is van de kliniek uit te nodigen voor een groepsgesprek, klikt u op de Call Manager in de onderste RHS-pictogrammen (gemarkeerd in een rood vak).
4. Klik vervolgens op: Kopieer de link om de link te sturen naar de persoon die u wilt uitnodigen, OF Nodig deelnemers uit om ze rechtstreeks vanuit de Call Manager via e-mail of sms uit te nodigen voor de groepsruimte.
5. Wanneer er uitgenodigde personen arriveren, ziet u hen onder Wachten of In de wacht staan . U kunt hen dan aan het gesprek toevoegen.

Favoriete groepsruimte

U kunt op de sterknop naast de beschikbare groepsruimtes in uw kliniek klikken om veelgebruikte ruimtes als favoriet toe te voegen. Hierdoor worden de favoriete vergaderruimtes weergegeven in het linkermenu van de wachtruimte, zonder dat u hiervoor de dropdown voor vergaderruimtes hoeft te gebruiken. Bovendien worden de favorieten bovenaan de lijst in de dropdown voor vergaderruimtes weergegeven. Zo voegt u een groepsruimte toe als favoriet:

1. Klik in het dashboard Wachtruimte op Groepskamers in de linkerkolom. Dit toont een lijst met de beschikbare groepskamers in de kliniek.
2. Selecteer de groepsruimte die u als favoriet wilt toevoegen en klik op de ster rechts van de groepsruimte. In dit voorbeeld is Casebesprekingen toegevoegd als favoriet en komt bovenaan de lijst te staan.
3. Alle groepsruimten die u als favoriet hebt toegevoegd, verschijnen in de linkerkolom, zonder dat u op de pijl hoeft te klikken om de vervolgkeuzelijst met groepsruimten te openen.

Ontwerp en ervaring van oproepschermen

Videogesprekken met meerdere deelnemers hebben een responsief ontwerp voor de videofeeds van de deelnemers, zodat de beste lay-out voor de schermgrootte van elk apparaat beschikbaar is. Als er niet genoeg deelnemers zijn om een overzichtelijk raster te vullen, worden ze overzichtelijk weergegeven met nog wat vrije ruimte over. Nieuwe deelnemers komen altijd op de tweede plek van rechtsonder, waardoor deelnemers in andere rijen hun positie niet hoeven te wijzigen.

Groepsgesprekken worden overzichtelijk weergegeven zodra er mensen aan het gesprek deelnemen.

Elke deelnemer aan het gesprek krijgt een pin wanneer je met de muis over hun scherm beweegt. Als je een of meer deelnemers vastzet, wordt hun video groter weergegeven in het gespreksscherm en worden de andere deelnemers opnieuw gerangschikt. In dit voorbeeld zijn andere deelnemers naar de linkerkant van het gespreksscherm verplaatst. Als het scherm van het apparaat breder is, kunnen andere deelnemers ook naar de onderkant van het gespreksscherm worden verplaatst wanneer u een of meer deelnemers vastzet.

Call Manager-functionaliteit in het gesprek

Hosts van groepsgesprekken/consultaties hebben toegang tot de Call Manager , die verschillende opties biedt voor het beheren van het gesprek, zoals het in de wacht zetten van een deelnemer tijdens het gesprek en het doorverbinden naar een andere ruimte. Zie hieronder voor meer informatie.

Wanneer een zorgverlener een groepsgesprek in zijn of haar kliniek opent, ziet hij of zij de knop Gespreksbeheer rechtsonder in het gespreksscherm (bovenste afbeelding). Door op de knop Gespreksbeheer in het gespreksscherm te klikken, krijgt u verschillende opties voor het beheren van het gesprek, zoals in dit voorbeeld. De Call Manager toont: Gespreksduur Alle deelnemers die wachten om in de oproep te worden geaccepteerd Huidige deelnemers (getoond in dit voorbeeld): met opties voor het beheren van elke deelnemer aan het gesprek. Oproepacties
Overdrachtsopties Als u op de overdrachtsknop voor een deelnemer klikt, kunt u hem of haar overbrengen naar een beschikbare kamer in de kliniek.
Dit kan een andere groepsruimte, vergaderruimte of gebruikersruimte zijn. Selecteer uit de beschikbare ruimteopties, bevestig en de deelnemer wordt doorverbonden.
De deelnemer wordt vervolgens doorverbonden naar de geselecteerde kamer en wacht tot hij/zij in die kamer wordt opgenomen in een gesprek. Dit is wat hij/zij ziet terwijl hij/zij wacht om gezien te worden.
Met Place On-Wold kunt u de deelnemer in de wacht zetten tijdens het gesprek. Met deze optie wordt de deelnemer in zijn of haar eigen privéwachtkamer geplaatst binnen het huidige gesprek. Hij of zij kan andere deelnemers aan het gesprek niet zien of horen, zodat u indien nodig een privégesprek met andere deelnemers kunt voeren. Ze verschijnen onder Wachtend of In de wacht in de Oproepbeheerder. U kunt ze vervolgens weer in het gesprek opnemen wanneer u er klaar voor bent. Let op : u hoort een waarschuwingsgeluid dat aangeeft dat er iemand wacht om in het gesprek te worden toegelaten. Dit geluid kunt u dempen door te klikken op ' Bezet? Demp deze beller totdat u er klaar voor bent'.

Als gast deelnemen aan een groepsgesprek

1. Als u een e-mailuitnodiging hebt ontvangen om deel te nemen aan een groepsgesprek, klikt u eenvoudigweg op de knop Start het gesprek in het e-mailbericht. Als u geen e-mailuitnodiging hebt ontvangen, maar wel een teamlid bent in de kliniek die de vergadering leidt, kunt u op elk gewenst moment inloggen op uw videogesprekaccount, naar de kliniek navigeren waar het groepsgesprek plaatsvindt en de groepsruimte betreden. Houd er rekening mee dat u toegang tot de vergaderruimte nodig hebt voor uw account (dat ook toegang geeft tot groepsruimtes).
2. Wij vragen u om toestemming voor het gebruik van uw camera en microfoon voor dit gesprek. Klik linksboven in het scherm op Toestaan om door te gaan, zoals weergegeven in de animatiescreenshot rechts. Als u de knop Toestaan niet ziet, is uw camera of microfoon mogelijk geblokkeerd in uw browser. Klik op 'Help weergeven' of bezoek deze pagina .
3. Volgende U wordt gevraagd om het volgende in te voeren: Voornaam en achternaam Maak een foto om uzelf voor te stellen, indien de kliniek dit vereist Als u een bestaand Videogesprek-account hebt, kunt u zich aanmelden via de knop Aanmelden onderaan de pagina. Klik op Doorgaan om verder te gaan
4. Als gast wordt u in een wachtrij geplaatst totdat de persoon die de vergadering heeft geïnitieerd, u in het gesprek accepteert. Indien gewenst, kunt u zelf de muziek in de wachtrij wijzigen.
5. Zodra u bent toegelaten tot de groepsruimte, neemt u deel aan het gesprek.

Stuur een e-mailuitnodiging naar de groepsruimte

Klik op de naam van de groepsruimte waarin u iemand wilt uitnodigen. U ziet opties om de kamerlink te delen en mensen uit te nodigen voor een groepsruimtegesprek: Link kopiëren, uitnodiging verzenden en delen. Klik op Uitnodiging verzenden
Voer het e-mailadres in van de persoon die u wilt uitnodigen. U kunt indien nodig de titel, het onderwerp en de e-mailtekst bewerken. Klik op Verzenden om de uitnodiging te versturen.
Als er e-mailsjablonen zijn gemaakt voor groepsruimten in uw kliniek , ziet u een vervolgkeuzelijst Uitnodigingsveld. Selecteer de gewenste sjabloon en uw uitnodigingssjabloon wordt weergegeven. Deze kunt u eventueel nog bewerken voordat u hem verzendt. In dit voorbeeld is de uitnodiging voor de groep Fysiotherapie geselecteerd. Klik op Verzenden om de uitnodiging te versturen.
Als de uitnodiging voor een bepaald tijdstip is, kunt u deze plannen door linksonder in het venster op Ja te klikken. Vul de gegevens in en klik op Verzenden om de uitnodiging te versturen.
Je ziet dit scherm. Voeg het e-mailadres van de persoon toe en je kunt de titel en de tekst van het bericht desgewenst bewerken. In dit voorbeeld versturen we een uitnodiging voor een onbepaalde tijd. We gaan er dus van uit dat bezoekers reageren zodra ze de uitnodiging hebben ontvangen. Klik op Verzenden om de uitnodiging te versturen. Zodra de uitgenodigde personen arriveren, moet u hen via de Call Manager in de ruimte toelaten, waarna de vergadering kan beginnen.
Om de uitnodiging voor een vergadering voor een bepaald tijdstip te versturen, klikt u op Ja onder 'Moet er een uitnodiging voor een bepaald tijdstip worden verzonden'. De planningsopties worden dan weergegeven, zoals in dit voorbeeld. Selecteer de datum, tijd en duur en klik vervolgens op Verzenden. Zodra de genodigden arriveren, moet u hen in de ruimte toelaten, waarna de vergadering kan beginnen.

Klik op de naam van de groepsruimte en selecteer Delen voor meer opties

Klik op de naam van de groepsruimte en klik op Delen
U ziet verschillende opties om iemand uit te nodigen in de Groepsruimte. Klik op Delen via link - klik vervolgens op Link kopiëren. De link wordt naar uw klembord gekopieerd en u kunt deze toevoegen aan een e-mail, berichten-app etc. om een gast uit te nodigen. Klik op Uitnodiging verzenden om de optie te openen om de link per e-mail te versturen (zie instructies hierboven).
Starten met een knop - Plaats bijvoorbeeld een aangepaste knop op je intranet, zodat teamleden de ruimte vanaf daar kunnen betreden. Mogelijk heb je hiervoor je IT-afdeling nodig.
Insluiten op een pagina : gebruik de insluitcode om een link naar de vergaderruimte in te sluiten. Mogelijk moet u uw webmaster hiervoor inschakelen.

Technische ondersteuningsinformatie voor groepsgesprekken

Topologie voor groepsgesprekken

Groepsgesprekken maken gebruik van een hybride topologie om de deelnemersschaal van de groepsruimtes te bereiken en toch onze uitgebreide gespreksfuncties te behouden.

Deze hybride topologie maakt gebruik van:

• Een stertopologie die gebruikmaakt van een mediaserver (SFU) voor de overdracht van audio- en videomedia. Deelnemers aan het gesprek maken één WebRTC-verbinding met de mediaserver en publiceren hun audio-/videostreams zodat andere deelnemers deze kunnen gebruiken en de audio/video van andere deelnemers kunnen downloaden.
• Een mesh-topologie (P2P) voor de uitwisseling van applicatiegegevens (zoals informatie over bronnen, bestandsoverdracht, chat, enz.). Elke deelnemer maakt deze verbinding met elkaar, maar er wordt geen audio- of videomedia verzonden.

Beveiliging

Groepsgesprekken behouden de hoge beveiligingsniveaus die Healthdirect Video Call al hanteert. Groepsruimtes gebruiken minimaal AES 128-bits encryptie tot maximaal 256-bits. Klik hier voor meer informatie over privacy en beveiliging.

Bandbreedte

Voor groepsruimtes voor videogesprekken van Healthdirect zijn de aanbevolen minimumvereisten voor een groepsgesprek als volgt:

• Uploaden: minimaal 350 kbps upstream bandbreedte voor het verzenden van audio/video
• Downloaden: Minimaal 350 kbps downstream bandbreedte voor elke andere deelnemer aan het gesprek voor het ontvangen van audio/video van de mediaserveer, met behulp van de volgende formule:
  • Vereiste downstream bandbreedte = (n-1) * 350 (waarbij n het aantal deelnemers aan de oproep is)
  • bijv. Downstream bandbreedtevereisten voor een oproep voor 10 deelnemers
    • 9 * 350 kbps = 3150 kbps (~3,1 Mbps)

Houd er rekening mee dat het toevoegen van bijvoorbeeld delen een extra stream van 350 kbps per deelnemer oplevert.