Administradores de clínica: creación y gestión de salas de grupo

Los administradores de la clínica pueden crear y administrar salas de grupo para satisfacer las necesidades de su clínica.

Las salas de grupo se encuentran en la columna LHS de la clínica, en Salas de reuniones. No se crearán salas de grupo de forma predeterminada. Los administradores de la clínica verán el botón Crear una nueva sala debajo del título Salas de grupo en la columna LHS de la clínica.
Al hacer clic en Crear una nueva sala, aparece este cuadro de diálogo donde puede nombrar la nueva sala de grupo. Luego haga clic en Agregar una sala de grupo para crear la sala que luego será visible para los miembros de su equipo que tengan acceso a la sala de grupo.

Administradores de clínicas: creación de plantillas de invitación para salas de grupo

Los administradores de la clínica pueden crear plantillas de correo electrónico para salas de grupo en la clínica (las invitaciones por SMS no están disponibles para salas de grupo). Estos se pueden crear para satisfacer las necesidades de la clínica y estarán disponibles para los proveedores de servicios de salud cuando inviten a participantes a llamadas grupales. Si no se crean plantillas, las invitaciones tendrán el texto predeterminado (que se puede editar antes de enviarlas a los destinatarios).

Para crear plantillas de correo electrónico para salas de grupo:

Para crear y editar plantillas de invitación para la clínica, vaya a Configurar > Comunicación. Haga clic en Plantillas de invitación y luego haga clic en  el botón +Crear para correo electrónico.

Se abrirá el cuadro de creación de plantilla. Dale un nombre a la plantilla. Elija Sala de grupo como flujo de trabajo (también se pueden crear invitaciones por correo electrónico para otras invitaciones a salas de videollamadas e invitaciones al área de espera) Agregar un asunto de correo electrónico Escriba o pegue el mensaje de la plantilla de invitación y haga clic en Crear cuando haya terminado. Puede crear hasta cinco plantillas de salas de grupo, según sea necesario para la clínica. Una vez creadas, las plantillas estarán disponibles cuando el personal invite a los pacientes a una sala de grupo.

Miembro del equipo de la clínica: ingrese a una sala de grupo e invite a invitados

1. En la columna LHS de la clínica, en Salas de reuniones, haga clic en la flecha a la derecha de Salas de grupo para ver la lista desplegable de salas de grupo en su clínica. Haga clic en Entrar para ingresar a la sala de grupo deseada. Si el administrador de su clínica no agregó ninguna sala de grupo, no verá ninguna sala disponible aquí. Tenga en cuenta: Si ya hay ocupantes en una habitación grupal, verá un número a la derecha del botón Entrar para esa habitación. Esto le permite saber si ya hay una reunión en curso y tal vez necesite usar otra sala de grupo, si está disponible. Si no hay nadie en la habitación, el número se mostrará como 0. En el segundo ejemplo de la derecha, una persona ya está en la sala de grupo (resaltada en rojo).
Además, si un invitado ha sido invitado a una reunión, ha hecho clic en el enlace pero está esperando ser aceptado en la llamada, el círculo junto a Entrar cambia a un color naranja.
2. Entrarás a la sala del grupo y verás tu video en la pantalla de llamada. Usted y cualquier otro miembro del equipo con acceso a la Sala de grupo pueden ingresar a la Sala de grupo en cualquier momento sin ser invitados y participar en una videollamada.
3. Para invitar a una llamada grupal a alguien que no sea miembro del equipo de la clínica, haga clic en el Administrador de llamadas en los íconos inferiores del lado derecho (resaltados en el cuadro rojo).
4. Luego haga clic en: Copie el enlace para enviarlo a la persona que desea invitar, O Invite al participante a invitarlo a la sala de grupo directamente desde el administrador de llamadas por correo electrónico o SMS.
5. Cuando lleguen personas invitadas, las verá en Espera o En espera y podrá aceptarlas en la llamada.

Favorito una sala de grupo

Puede hacer clic en el botón de estrella junto a las salas de grupo disponibles en su clínica para agregar las salas de uso frecuente como favoritas. Esto mostrará las salas de reuniones favoritas en la sección LHS del área de espera sin necesidad de usar el menú desplegable de la sala de reuniones para acceder a ellas y también colocará los favoritos en la parte superior de la lista en el menú desplegable de la sala de reuniones. Cómo agregar una sala de grupo como favorita:

1. En el Panel del área de espera, haga clic en Salas de grupo en la columna LHS. Esto muestra una lista de las salas de grupo disponibles en la clínica.
2. Seleccione la sala de grupo que desea agregar como favorita y haga clic en la estrella a la derecha de esa sala de grupo. En este ejemplo, las conferencias de casos se agregaron como favoritas y pasarán a la parte superior de la lista.
3. Cualquier sala de grupo agregada como favorita aparecerá en la columna LHS sin necesidad de hacer clic en la flecha para acceder a la lista desplegable de salas de grupo.

Diseño y experiencia de pantalla de llamadas.

Las videollamadas con varios participantes tienen un diseño responsivo para las transmisiones de video de los participantes, para garantizar el mejor diseño disponible para el tamaño de pantalla de cada dispositivo. Si no hay suficientes participantes para llenar una cuadrícula ordenada, se mostrarán ordenadamente dejando algunos espacios disponibles. Los nuevos participantes siempre llegarán al segundo lugar desde abajo a la derecha, lo que significa que los participantes de otras filas no reorganizarán su posición.

Las llamadas grupales forman una cuadrícula ordenada a medida que las personas llegan a la llamada.

Cada participante de la llamada tendrá un pin cuando pases el cursor sobre su pantalla. Al fijar a uno o más participantes, su video se mostrará más grande en la pantalla de la llamada y se reorganizarán los demás participantes para su visualización. En este ejemplo, otros participantes se han movido a la izquierda de la pantalla de llamada. Si la pantalla del dispositivo es más ancha, otros participantes también pueden moverse a la parte inferior de la pantalla de la llamada cuando fija a uno o más participantes.

Funcionalidad de Call Manager en la llamada

Los anfitriones de reuniones/consultas de llamadas grupales tienen acceso al Administrador de llamadas , que ofrece varias opciones para administrar la llamada, como poner a un participante en espera dentro de la llamada y transferirlo a otra sala. Consulte a continuación para obtener más información.

Cuando un proveedor de servicios de salud accede a una llamada de sala de grupo en su clínica, verá el botón Administrador de llamadas en la parte inferior derecha de la pantalla de llamadas (imagen superior). Al hacer clic en el botón Administrador de llamadas en la pantalla de llamadas, se ofrecen varias opciones para administrar la llamada, como se muestra en este ejemplo. El Administrador de llamadas muestra: Duración de la llamada Cualquier participante que esté esperando ser aceptado en la llamada. Participantes actuales (que se muestran en este ejemplo): con opciones para administrar a cada participante en la llamada. Acciones de llamada
Opciones de transferencia Al hacer clic en el botón de transferencia de un participante, podrá transferirlo a una habitación de destino disponible en la clínica.
Podría ser otra sala de grupo, sala de reuniones o sala de usuario. Seleccione entre las opciones de habitación disponibles, confirme y el participante será trasladado.
Luego, el participante será transferido a la sala seleccionada y esperará hasta que lo acepten en una llamada en esa sala. Esto es lo que verán mientras esperan ser vistos.
Poner en espera le permite poner al participante en espera en la llamada. Esta opción colocará al participante en su propia sala de espera privada dentro de la llamada actual. No pueden ver ni escuchar a otros participantes en la llamada, por lo que puede tener una conversación privada con otros participantes, si es necesario. Aparecerán en Esperando o En espera en el Administrador de llamadas. Luego podrá aceptarlos nuevamente en la llamada cuando esté listo. Tenga en cuenta que escuchará un sonido de alerta que indica que alguien está esperando a que le permitan ingresar a la llamada; este sonido se puede silenciar haciendo clic en ' ¿Ocupado?' Silencia a esta persona que llama hasta que estés listo".

Asistir a una llamada de sala de grupo como invitado

1. Si recibió una invitación por correo electrónico para asistir a una llamada grupal, simplemente haga clic en el botón Iniciar la llamada en el correo electrónico. Si no recibió una invitación por correo electrónico, pero es miembro del equipo de la clínica que celebra la reunión, puede iniciar sesión en su cuenta de videollamada, navegar hasta la clínica donde se lleva a cabo la llamada grupal e ingresar a la sala del grupo en cualquier tiempo. Tenga en cuenta que necesita acceso a la sala de reuniones para su cuenta (que también otorga acceso a salas de grupo).
2. Se le solicitará que permita el uso de su cámara y micrófono para esta llamada. Haga clic en Permitir para continuar en la parte superior izquierda de la pantalla, como se muestra en la captura de pantalla de la animación a la derecha. Si no ve el botón Permitir, es posible que haya bloqueado su cámara o micrófono en su navegador. Haga clic en ver ayuda o visite esta página .
3. Siguiente Se le pedirá que ingrese su: Nombre y apellido Tome una foto para presentarse, si así lo requiere la clínica. Si tiene una cuenta de videollamada existente, puede iniciar sesión a través del botón Iniciar sesión en la parte inferior de la página. Haga clic en Continuar para continuar
4. Como invitado, se le colocará en una cola de llamadas hasta que la persona que inició la reunión lo acepte en la llamada. Puede cambiar la música de la cola de llamadas usted mismo, si lo desea.
5. Una vez que sea aceptado en la sala del grupo, se unirá a la llamada.

Enviar una invitación por correo electrónico a la sala del grupo.

Haga clic en el nombre de la sala de grupo a la que desea invitar a alguien. Verá opciones para compartir el enlace de la sala e invitar a personas a una llamada de sala grupal: Copiar enlace, enviar invitación y compartir. Haga clic en Enviar invitación
Ingrese la dirección de correo electrónico de la persona que desea invitar. Puede editar el título (Asunto) del correo electrónico y el cuerpo del correo electrónico, si es necesario. Haga clic en Enviar para enviar la invitación.
Si se han creado plantillas de correo electrónico para salas de grupo en su clínica , verá un campo desplegable de Invitación. Seleccione la plantilla deseada y se mostrará su plantilla de invitación. Esto se puede editar, si es necesario, antes de enviarlo. En este ejemplo se ha seleccionado la invitación al grupo de Fisioterapia. Haga clic en Enviar para enviar la invitación.
Si la invitación es para una hora determinada, puede programarla haciendo clic en Sí en la parte inferior izquierda de la ventana. Ingrese los detalles y luego haga clic en Enviar para enviar la invitación.
Verá esta pantalla. Agregue la dirección de correo electrónico de la persona y podrá editar el título y el texto del mensaje si lo desea. En este ejemplo, enviamos una invitación sin ningún horario en particular, por lo que se supone que vendrán una vez que la reciban. Haga clic en Enviar para enviar la invitación. Cuando lleguen las personas invitadas, deberá aceptarlas en la sala mediante el Administrador de llamadas y podrá comenzar la reunión.
Para enviar la invitación a la reunión a una hora programada, haga clic en Sí en "Si se envía una invitación a una hora determinada". Esto mostrará las opciones de programación como se muestra en este ejemplo. Seleccione la fecha, hora y duración y luego haga clic en Enviar. Cuando lleguen las personas invitadas, deberá aceptarlas en la sala y podrá comenzar la reunión.

Haga clic en el nombre de la sala de grupo y seleccione Compartir para obtener más opciones.

Haga clic en el nombre de la Sala de Grupo y haga clic en Compartir
Verá varias opciones para invitar a alguien a la sala de grupo. Haga clic en Compartir usando el enlace - luego haga clic en Copiar el enlace, el enlace se copia en su portapapeles y puede agregarlo a un correo electrónico, aplicación de mensajería, etc. para invitar a un invitado. Haga clic en Enviar invitación para abrir la opción de enviar el enlace por correo electrónico (las instrucciones se muestran arriba).
Iniciar usando un botón : coloque un botón personalizado en su intranet, por ejemplo, para que los miembros del equipo puedan ingresar a la sala desde allí. Es posible que necesite que su departamento de TI haga esto.
Incrustar en una página : utilice el código de inserción para insertar un enlace a la sala de reuniones; es posible que necesite que su webmaster haga esto.

Información de soporte técnico de llamadas grupales

Topología de llamadas grupales

Las llamadas grupales implementan una topología híbrida para lograr la escala de participantes de las salas grupales, al tiempo que conservan nuestras funciones de llamadas mejoradas.

Esta topología híbrida utiliza:

• Una topología en estrella que utiliza un servidor de medios (SFU) para la transferencia de medios de audio y video. Los participantes en la llamada establecen una única conexión WebRTC con el servidor de medios y publican sus transmisiones de audio/video para que otros participantes las consuman y descarguen audio/video de otros participantes.
• Una topología de malla (P2P) para el intercambio de datos de aplicaciones (como información de recursos/transferencia de archivos/chat/etc.). Cada participante crea esta conexión entre sí, pero no se envía ningún medio de audio/vídeo.

Seguridad

Las llamadas grupales mantienen los altos niveles de seguridad que ya emplean las videollamadas de HealthDirect. Las salas de grupo utilizan un mínimo de cifrado AES de 128 bits hasta 256 bits. Para obtener más información sobre privacidad y seguridad, haga clic aquí .

Banda ancha

Para las salas grupales de videollamadas de Healthdirect, los requisitos mínimos recomendados para una llamada grupal son los siguientes:

• Carga: Un mínimo de 350 kbps de ancho de banda de subida para enviar audio/video
• Descarga: un mínimo de 350 kbps de ancho de banda descendente para cada participante en la llamada para recibir audio/video desde el servidor de medios, usando la siguiente fórmula:
  • Ancho de banda descendente requerido = (n-1) * 350 (donde n es el número de participantes en la llamada)
  • Por ejemplo, requisitos de ancho de banda descendente para una llamada de 10 participantes.
    • 9 * 350 kbps = 3150 kbps (~3,1 Mbps)

Tenga en cuenta que agregar contenido, como compartir, agregará una transmisión adicional de 350 kbps para cada participante.