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Configurer la zone d'attente de la clinique

Les administrateurs de l'organisation et de la clinique peuvent aménager la zone d'attente en fonction des besoins de la clinique.

Cette page explique comment les administrateurs de clinique peuvent configurer les éléments suivants de leur(s) clinique(s) :

Configuration générale
Partager la salle d'attente
Horaires des zones d'attente
Informations d'assistance pour les appelants
Champs de saisie des patients
Messages automatisés
Verrouillage des appels
URL courte

Accéder à la configuration de la zone d'attente

Cliquez sur Configurer - Zone d'attente dans la zone d'attente de la clinique.

Certaines options de configuration de la zone d'attente sont facultatives et d'autres, telles que l'ajout et la gestion des membres de l'équipe et la définition des heures de la zone d'attente de la clinique, sont des tâches essentielles. Cliquez sur les options souhaitées ci-dessous pour en savoir plus :

Configuration générale

Cliquez sur Partager la zone d'attente pour voir les options permettant de partager le lien de votre clinique avec les patients afin qu'ils puissent démarrer un appel vidéo pour arriver dans votre clinique.

Horaires de la zone d'attente

Vous pouvez gérer et modifier les heures d'ouverture de la zone d'attente en fonction des besoins de votre clinique.

Informations complémentaires pour les appelants

Ajoutez et modifiez des informations de support pour vos patients et clients, telles qu'un message d'assistance ou une politique de confidentialité.

Champs de saisie

Les champs de saisie peuvent être configurés pour être présentés sous forme de champs que les patients doivent remplir lorsqu'ils démarrent un appel vidéo et ajoutent les détails demandés. Ils s'afficheront sous forme de colonnes dans le tableau de bord de la zone d'attente pour fournir aux membres de l'équipe les informations demandées. Les champs de saisie peuvent également être définis comme des champs internes que les patients ne voient pas mais peuvent être modifiés dans le tableau de bord de la zone d'attente par les membres de l'équipe clinique.

Voir la vidéo:

Voici le lien de la vidéo , afin que vous puissiez la partager si nécessaire.

Les informations ci-dessous détaillent des exemples d'options disponibles lors de la configuration des champs de saisie. Les administrateurs de clinique peuvent configurer ces champs pour fournir aux membres de l'équipe/administrateurs les informations et les fonctionnalités dont la clinique a besoin :

Messages automatisés

Verrouillage des appels

Pour plus de confidentialité et de sécurité, vous pouvez verrouiller l'écran d'appel après avoir rejoint votre patient dans un appel vidéo. La fonction de verrouillage garantit que personne d'autre ne peut rejoindre l'appel depuis la page de la zone d'attente de la clinique. Cette fonctionnalité est activée au niveau de la clinique et les administrateurs de la clinique peuvent décider d'implémenter ou non la fonction d'appel de verrouillage pour chaque clinique.

Cliquez ici pour plus d'informations.

URL courte

Ce champ affichera l'URL courte de votre clinique. Ceci est renseigné automatiquement lorsque vous créez votre clinique et peut être un moyen pratique de partager le lien vers votre zone d'attente.

Il existe diverses options sous Configuration générale , décrites ci-dessous. Le nom de la consultation dans la zone d'attente et la spécialité de la zone d'attente ne sont pas utilisés actuellement, vous n'avez donc rien à ajouter dans ces champs.
Assurez-vous que votre zone d'attente est activée afin que les appelants puissent démarrer un appel vidéo et être rejoints par leur fournisseur de services de santé dans votre clinique. Vous pouvez l'activer en sélectionnant le bouton sur Activé (couleur bleue), puis en cliquant sur Enregistrer. Ce sont les paramètres par défauts.
Activer la confirmation de l'entrée d'appel Si cette option est activée à l'aide du commutateur à bascule, lorsqu'un prestataire de services de santé clique sur Rejoindre un appelant dans la zone d'attente, une boîte de confirmation apparaîtra, indiquant avec qui il est sur le point de rejoindre l'appel. Cela ajoute une couche supplémentaire de confidentialité en réduisant le risque que des appels soient joints par erreur depuis la zone d'attente. Veuillez noter que le paramètre par défaut pour cette confirmation est « off ». Afficher la position actuelle de la file d'attente S'il est activé à l'aide de l'interrupteur à bascule, les appelants en attente seront informés de leur position dans la file d'attente. Veuillez noter : cela fonctionne mieux pour les cliniques à la demande plutôt que pour les cliniques utilisant des rendez-vous programmés, car la file d'attente est classée en fonction de l'heure à laquelle les personnes arrivent dans la zone d'attente. Veuillez noter que le paramètre par défaut pour cette fonction est « off ». Activer les messages de notification des invités S'il est activé à l'aide de l'interrupteur à bascule, les patients pourront envoyer des messages à la clinique pendant qu'ils attendent. En savoir plus sur cette messagerie bidirectionnelle sur cette page . N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer si vous apportez des modifications.
Vérifiez que le fuseau horaire de la clinique est correctement défini et modifiez-le à l'aide de la liste déroulante, si nécessaire. La zone d'attente de chaque clinique peut être définie différemment du fuseau horaire par défaut de l'organisation , si vous le souhaitez. Cela peut être utile lorsqu'une organisation possède des cliniques dans plusieurs États. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer si vous apportez des modifications.
Si votre zone d'attente est désactivée , vous pouvez modifier le message que les appelants verront s'ils tentent de démarrer un appel vidéo dans votre clinique.
Vous pouvez ajouter un message Zone d'attente en dehors des heures d'ouverture pour donner à vos patients/clients plus d'informations et/ou des coordonnées alternatives lorsque la clinique est fermée. Ceci est facultatif et s’il n’est pas configuré, les appelants verront simplement quand la clinique rouvrira. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer si vous apportez des modifications. Vous verrez un rappel si vos modifications n’ont pas encore été enregistrées.	Dans cet exemple, les modifications n'ont pas encore été enregistrées

Il existe trois options pour partager l'URL d'entrée (adresse Web) de votre zone d'attente, comme le montre cet exemple. Ces options sont décrites ci-dessous.
Partager en utilisant le lien Copiez le lien à envoyer à vos patients (il est généralement plus facile de le faire à partir du tableau de bord de la zone d'attente qui affichera votre URL courte pour faciliter l'accès des patients).
Lancer à l'aide d'un bouton Placez un bouton sur votre page Web sur lequel les patients peuvent cliquer pour démarrer un appel vidéo dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez personnaliser le texte et la couleur du bouton avant de copier le code. Veuillez contacter l'administrateur de votre site Web si vous avez besoin d'aide pour ce processus. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Intégrer dans une page Utilisez le code d'intégration fourni sur votre page Web qui ouvre directement une consultation par appel vidéo - sans quitter votre page Web. Vous pouvez personnaliser les dimensions du cadre de l'appel vidéo en ajustant la largeur et la hauteur. Veuillez contacter l'administrateur de votre site Web si vous avez besoin d'aide pour ce processus. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Des champs Vous pouvez ajouter et gérer des champs à votre guise, en précisant le Nom, l'Étiquette et le Type : Nom : le nom du champ Étiquette : L'étiquette présente aux patients - pour les champs destinés aux patients (si différent du nom déposé) Type : Il existe de nombreux types de champs décrits ci-dessous, qui définissent le comportement du champ. Options de champ Tous les champs ont les options suivantes à configurer, comme vous le souhaitez : Requis Usage interne uniquement (le champ ne sera pas vu par le patient) Filtrable (les membres de l'équipe peuvent filtrer par champ dans le tableau de bord de la zone d'attente) Modifiable (le champ peut être modifié par les membres de l'équipe dans la zone d'attente) Colonne par défaut (s'affichera par défaut pour les membres de l'équipe dans le tableau de bord de la zone d'attente). Veuillez noter : les colonnes par défaut s'afficheront pour les membres de votre équipe qui n'ont pas déjà modifié l'affichage de leurs colonnes pour leur compte. Si c’est le cas, les champs nouvellement créés ne s’afficheront pas par défaut et ils devront modifier leur vue en colonne pour inclure la colonne, s’ils le souhaitent.
Champs de saisie par défaut Le prénom et le nom sont des champs par défaut car toutes les cliniques ont besoin de ces informations pour que les prestataires de services de santé sachent qui rejoindre lors d'un appel vidéo, mais vous pouvez décider s'il s'agit de champs obligatoires ou facultatifs. Le numéro de téléphone est également un champ par défaut dans toutes les cliniques, mais les administrateurs de la clinique peuvent choisir de rendre ce champ obligatoire ou facultatif et peuvent également le supprimer, si nécessaire.	Champs de saisie par défaut
Ajouter le champ Pour ajouter un nouveau champ d'entrée, cliquez sur Ajouter un champ . Une fois ajouté, vous pouvez cliquer sur le nouveau champ (qui demande à être nommé) et le configurer en fonction des besoins de votre clinique.
Nom et étiquette du champ Les champs nouvellement ajoutés nécessitent un Nom , qui sera affiché aux patients/clients lors de leur entrée (si aucune étiquette n'est ajoutée) et constitue l'en-tête de la colonne dans le tableau de bord de la zone d'attente. Si vous ajoutez une étiquette (facultatif), celle-ci sera affichée aux patients/clients lorsqu'ils saisiront leurs coordonnées. Cela signifie que vous pouvez afficher aux appelants un nom de champ différent de celui affiché comme en-tête de colonne dans la zone d'attente.	Dans cet exemple, le nom du champ (DOB) s'affichera dans la zone d'attente et l'étiquette (date de naissance au complet) s'affichera pour les patients/clients lors de la saisie de leurs coordonnées.
Type de champ Vous avez le choix entre neuf types de champs, en fonction du champ que vous créez. Ceux-ci sont décrits ci-dessous :	Cette image montre certains des types de champs disponibles
Case à cocher Une case à cocher vous permet d'ajouter une option que les appelants doivent vérifier lorsqu'ils ajoutent leurs coordonnées. Cet exemple donne aux patients la possibilité de sélectionner simplement « Référence à un médecin généraliste » lorsqu'ils accèdent à une clinique d'urgence, le cas échéant. Une case à cocher ne doit pas être un champ obligatoire, car les patients doivent avoir le choix de cocher ou non la case. Cliquez sur Enregistrer si vous apportez des modifications.	Dans cet exemple, le champ n'est pas obligatoire ni modifiable depuis la zone d'attente, mais nous avons sélectionné « filtrable » afin que les membres de l'équipe puissent filtrer par ce champ dans le tableau de bord de la zone d'attente.
Dérouler Un champ déroulant vous permet d'ajouter des options déroulantes parmi lesquelles le patient peut sélectionner (s'il s'agit d'un champ face au patient) ou les membres de l'équipe peuvent choisir et modifier dans la zone d'attente (s'il s'agit d'un champ interne). Dans cet exemple, nous avons ajouté des priorités avec les couleurs correspondantes et en avons fait un champ à usage interne uniquement - les champs à usage interne uniquement sont toujours modifiables par défaut. Il est également configuré comme un champ obligatoire qui s'affichera sous forme de colonne par défaut pour les membres de l'équipe.	Exemple de champ déroulant
Adresse e-mail Une adresse e-mail permet à votre patient d'ajouter son adresse e-mail , si votre clinique le demande. S'il est défini comme champ à usage interne uniquement , ce champ ne sera pas présenté aux patients et les membres de l'équipe pourront ajouter une adresse e-mail pour le patient/client, à partir du tableau de bord de la zone d'attente.	Exemple de champ d'adresse e-mail
Entrée masquée Les champs de saisie masqués sont essentiellement des champs de saisie du patient qui sont masqués aux patients. Ceux-ci ne seront pas largement utilisés car vous pouvez créer des champs à usage interne qui ne seront pas accessibles aux patients.	Champ de saisie masqué
Chercher Un champ de recherche peut donner la liste des membres de l’équipe clinique parmi lesquels choisir, comme le montre cet exemple. Nous avons demandé le « Nom du médecin » et en avons fait un champ destiné aux patients plutôt qu'à un usage interne uniquement. Le patient peut donc sélectionner son médecin parmi la liste des membres de votre clinique. S'il s'agissait d'un usage interne uniquement, les membres de l'équipe pourraient ajouter et modifier ces informations dans le tableau de bord de la zone d'attente.	Exemple de champ de recherche
Saisie du numéro Un champ de saisie numérique n’acceptera que des chiffres. Dans cet exemple, nous avons ajouté un champ de saisie numérique et l'avons rendu facultatif et destiné au patient. Dans cet exemple, le champ n'est pas modifiable, les membres de l'équipe ne peuvent donc pas modifier le numéro saisi par le patient.	Exemple de champ de saisie numérique
Numéro de téléphone Le numéro de téléphone est un champ par défaut dans toutes les cliniques, donc à moins que vous ne le supprimiez, vous n'aurez pas besoin d'ajouter un autre champ de numéro de téléphone. Ce champ est configuré pour vérifier les numéros de téléphone valides. Dans cet exemple, nous avons fait de ce champ un champ obligatoire qui s'affiche par défaut dans le tableau de bord de la zone d'attente et qui est filtrable.	Exemple de champ de numéro de téléphone
Texte Un champ de texte permet au patient et/ou aux membres de l'équipe clinique (selon que le champ est défini pour un usage interne uniquement ou modifiable s'il est face au patient) d'ajouter une ligne de texte. Il peut s'agir du nom de leur médecin, comme dans cet exemple, ou de toute autre information demandée.	Exemple de champ de texte
Zone de texte Un champ de zone de texte peut être utilisé pour ajouter plusieurs lignes de texte. Un cas d'utilisation consiste à ajouter des « notes » à un patient en attente, indiquant aux autres membres de l'équipe ce que ressent le patient aujourd'hui. Dans cet exemple, nous avons ajouté un champ de zone de texte à usage interne uniquement (afin que le patient ne le voie pas). Il y aura donc une colonne dans le tableau de bord de la zone d'attente où les membres de l'équipe pourront ajouter des commentaires à une zone de texte - par exemple, « Jude ne se sent pas bien aujourd'hui, alors faites attention lorsque vous lui parlez ».	Exemple de champ de zone de texte
Changer l'ordre des champs de saisie dans la section de configuration Vous pouvez utiliser les flèches haut et bas à côté de chaque champ de saisie ajouté pour déplacer leur position. Les champs s'afficheront alors dans un ordre différent pour les patients/clients lors de la saisie de leurs informations ainsi que dans le tableau de bord de la zone d'attente.
Les champs de saisie du patient s'affichent lorsque le patient/client démarre un appel vidéo. Ils ajoutent ou sélectionnent ensuite leurs coordonnées et informations, comme demandé. N'oubliez pas que les champs définis comme Usage interne uniquement ne s'afficheront pas pour le patient.
Les membres de l'équipe verront les informations fournies par le patient et/ou les membres de l'équipe de la clinique dans les différentes colonnes des informations sur l'appelant dans la zone d'attente de la clinique.
Les membres de l'équipe peuvent cliquer sur les trois points à droite de l'appelant et sélectionner Activité pour afficher et Modifier les détails pour modifier les champs de saisie du patient qui ont été configurés comme modifiables .
Masquer la colonne RHS pour plus d'espace Vous pouvez créer autant de champs de saisie que nécessaire pour répondre aux besoins de votre clinique. Si une clinique a configuré plusieurs champs de saisie, n'oubliez pas que tous les membres de l'équipe ont la possibilité de masquer la colonne, ce qui masque la colonne RHS. Cela peut fournir plus d'espace pour le informations sur l'appelant. Cet exemple montre la zone d'attente avant que le RHS ne soit masqué. Tous les champs de saisie ne s'affichent pas sur le tableau de bord en raison du nombre de colonnes. Cliquez sur Masquer la colonne en haut à droite du tableau de bord.
Colonne RHS masquée Le RHS est désormais masqué et offre plus d'espace pour les informations sur l'appelant. La colonne Âge du patient est désormais visible. Les utilisateurs peuvent masquer et afficher la colonne RHS, selon leurs besoins.
Cohérence entre cliniques pour les appels transférés : Si le personnel transfère des appels entre les cliniques de votre organisation, il est préférable de maintenir la cohérence des champs de saisie entre ces cliniques. De cette façon, les colonnes des champs d'entrée afficheront les informations de la première clinique que le patient rejoint ainsi que de la clinique vers laquelle le patient est transféré. Si un champ de saisie est configuré dans la première clinique et non dans les cliniques suivantes vers lesquelles l'appelant est transféré, il n'y aura aucune colonne pour afficher cette information. Cependant, toutes les informations du champ de saisie seront affichées dans Activité de l'appelant et Modifier les détails , accessibles en cliquant sur les 3 points à côté des informations de l'appelant.

Ajoutez et modifiez des messages automatisés envoyés aux appelants dans la zone d'attente de la clinique et définissez les horaires d'envoi des messages. Vous pouvez envoyer des messages automatisés aux appelants en attente et en attente , les deux étant configurables séparément . Cela signifie que vous pouvez configurer des messages automatisés pour les appelants en attente et un ensemble différent de messages automatisés pour les appelants en attente.
Pour ajouter un message pour les appelants avec le statut En attente , cliquez sur Ajouter un message sous Lorsque le statut de l'appel est "en attente" , puis cliquez sur le msg que vous venez de créer. Ajoutez le texte et le délai en secondes (par exemple, si 300 secondes, votre message apparaîtra pour l'appelant après 5 minutes d'attente). Par exemple, cela pourrait inclure des informations concernant la clinique ou un message disant « votre médecin sera avec vous sous peu ». Ajoutez, modifiez et supprimez des messages en fonction des besoins de votre clinique et n'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer après avoir apporté des modifications.
Pour ajouter un message pour les appelants avec le statut En attente , cliquez sur Ajouter un message sous Lorsque le statut de l'appel est « en attente » , puis cliquez sur le msg que vous venez de créer. Ajoutez le texte et le délai en secondes (par exemple, si 300 secondes, votre message apparaîtra pour l'appelant après 5 minutes d'attente). Ajoutez, modifiez et supprimez des messages en fonction des besoins de votre clinique et n'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer lorsque vous apportez des modifications.

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