Membre de l’équipe de la clinique : entrez dans une salle de réunion et invitez des invités

1. Cliquez sur la flèche à droite de Salles de réunion pour afficher la liste déroulante des salles de réunion de votre clinique. Cliquez sur Entrée pour accéder à la salle de réunion souhaitée. Veuillez noter: S'il y a déjà des occupants dans une salle de réunion, vous verrez un numéro à droite du bouton Entrée de cette salle. Cela vous permet de savoir si une réunion est déjà en cours et si vous devez peut-être utiliser une autre salle de réunion. S'il n'y a personne dans la salle, le numéro affichera 0. De plus, si un invité a été invité à une réunion, a cliqué sur le lien et attend d'être accepté dans la salle de réunion, le cercle à côté d'Entrée devient orange.	Salle de réunion avec 1 participant
2. Vous entrerez dans la salle de réunion et verrez votre image sur l'écran d'appel. Vous et tous les autres membres de l'équipe connectés ayant accès à la salle de réunion pouvez entrer dans la salle de réunion à tout moment sans y être invité et diriger votre réunion.
3. Pour inviter quelqu'un qui n'est pas membre de l'équipe de la clinique, cliquez sur le gestionnaire d'appels dans les icônes RHS du bas. Cliquez ensuite soit : Copiez le lien pour envoyer le lien à la personne que vous souhaitez inviter, OU Inviter un participant pour l'inviter dans la salle de réunion directement depuis le gestionnaire d'appels. Lorsque des personnes invitées arrivent, vous les verrez sous En attente ou En attente dans le Gestionnaire d'appels et pourrez les accepter dans la salle de réunion.

Favoriser une salle de réunion

Vous pouvez cliquer sur le bouton étoile à côté des salles de réunion disponibles dans votre clinique pour ajouter les salles de réunion fréquemment utilisées comme favorites. Cela affichera les salles de réunion préférées dans la section LHS de la zone d'attente sans avoir besoin d'utiliser le menu déroulant des salles de réunion pour y accéder et amènera également les favoris en haut de la liste dans le menu déroulant des salles de réunion. Comment ajouter une salle de réunion comme favori :

1. Dans le tableau de bord de la zone d'attente, cliquez sur Salles de réunion dans la colonne LHS. Ceci affiche une liste des salles de réunion disponibles dans la clinique.
2. Sélectionnez la salle de réunion que vous souhaitez ajouter comme favorite et cliquez sur l' étoile à droite de cette salle de réunion. Dans cet exemple, Heart Health a été ajouté comme favori et sera placé en haut de la liste.
3. Toutes les salles de réunion ajoutées comme favorites apparaîtront dans la colonne LHS sans qu'il soit nécessaire de cliquer sur la flèche pour afficher la liste des salles de réunion.

Assister à une réunion en tant qu'invité

1. Si vous avez reçu une invitation par e-mail pour assister à une réunion, cliquez simplement sur le bouton Démarrer l'appel dans l'e-mail. Si vous n'avez pas reçu d'invitation par courrier électronique, mais que vous êtes un membre de l'équipe de la clinique qui organise la réunion, vous pouvez vous connecter à votre compte Video all, accéder à la clinique où se tient la réunion et entrer dans la salle de réunion à tout moment. temps. Veuillez noter que vous avez besoin d'une autorisation de salle de réunion pour votre compte (votre administrateur de clinique peut organiser cette autorisation si vous ne l'avez pas encore).
2. Il vous sera demandé d'autoriser l'utilisation de votre caméra et de votre microphone pour cette réunion. Cliquez sur Autoriser pour continuer en haut à gauche de votre écran lorsque vous y êtes invité. Si vous ne voyez pas le bouton Autoriser, vous avez peut-être bloqué votre caméra ou votre microphone dans votre navigateur. Cliquez ici pour plus d'informations.
3. Suivant il vous sera demandé de saisir votre : Nom et prénom : Le nom de famille peut être obligatoire ou facultatif, selon les exigences de la clinique. Prendre une photo : Pour vous présenter, si la clinique l'exige. Si vous disposez d'un compte d'appel vidéo existant, vous pouvez vous connecter via le bouton de connexion en bas de la page.
Une fois les détails renseignés et la photo prise (si nécessaire), cliquez sur Continuer pour continuer
4. En tant qu'invité, vous serez placé dans une file d'attente d'appels jusqu'à ce que la personne à l'origine de la réunion vous accepte. Vous pouvez modifier vous-même la musique de la file d'attente des appels, si vous le souhaitez.
5. Une fois que vous êtes accepté dans la salle de réunion, votre réunion par appel vidéo commencera.

Cliquez sur le nom de la salle de réunion et envoyez une invitation par e-mail

Cliquez sur le nom de la salle de réunion dans laquelle vous souhaitez inviter quelqu'un. Vous verrez des options pour entrer dans la salle de réunion, Envoyer une invitation et Partager. Cliquez sur Envoyer une invitation
Vous verrez cet écran. Ajoutez l'adresse e-mail de la personne et vous pourrez modifier le titre et le texte du message si vous le souhaitez. Si des modèles d'invitation ont été configurés pour les salles de réunion de la clinique , sélectionnez le modèle souhaité avant l'envoi. Cliquez ici pour plus d'informations. Dans cet exemple, nous envoyons une invitation sans heure particulière, cela suppose donc qu'ils viendront une fois qu'ils l'auront reçue. Cliquez sur Envoyer pour envoyer l'invitation. Lorsque les personnes invitées arrivent, vous devrez les accepter dans la salle à l'aide du gestionnaire d'appels et la réunion pourra commencer.
Pour envoyer l'invitation à une réunion pour une heure programmée, cliquez sur Oui sous « Une invitation doit-elle être envoyée pour une heure particulière ». Cela affichera les options de planification comme indiqué dans cet exemple. Sélectionnez la date, l'heure et la durée , puis cliquez sur Envoyer. Lorsque les personnes invitées arriveront, vous devrez les accepter dans la salle et la réunion pourra commencer.

Cliquez sur le nom de la salle de réunion et sélectionnez Partager pour plus d'options

Cliquez sur le nom de la salle de réunion et cliquez sur Partager
Vous verrez différentes options pour inviter quelqu'un dans la salle de réunion. Cliquez sur Copier le lien - le lien est copié dans votre presse-papiers et vous pouvez l'ajouter à un e-mail, une application de messagerie, etc. pour inviter un invité. Cliquez sur Envoyer une invitation pour ouvrir l’option d’envoi du lien par courrier électronique (instructions indiquées ci-dessus).
Lancer à l'aide d'un bouton - Placez par exemple un bouton personnalisé sur votre intranet afin que les membres de l'équipe puissent entrer dans la salle à partir de là. Vous aurez peut-être besoin de votre service informatique pour le faire.
Intégrer dans une page - utilisez le code d'intégration pour intégrer un lien vers la salle de réunion - vous aurez peut-être besoin de votre webmaster pour le faire.

Écran d’appel en salle de réunion

Une fois que vous avez organisé une réunion par appel vidéo et invité tous les invités requis, vous pouvez entrer dans la salle de réunion désignée et rencontrer les autres participants. N'oubliez pas que si vous avez invité des participants en tant qu'invités, vous devrez les laisser entrer, car ils seront placés dans une file d'attente d'appels. L’écran d’appel en salle de réunion est similaire à l’écran sur lequel vous effectuez vos consultations vidéo mais il y a quelques différences à noter.

Remarque : Vous pouvez avoir jusqu'à 6 participants dans un appel vidéo en salle de réunion.

L'écran d'appel de la salle de réunion a des fonctionnalités similaires à l' écran de consultation (accessible lorsque vous rejoignez un appel depuis une zone d'attente), notamment le gestionnaire d'appels et les applications et outils.

Cliquez sur l'icône C all Manager en bas à droite pour ouvrir le tiroir Call Manager. À partir de là, vous pouvez accepter des invités à la réunion s'ils attendent sous En attente de participation. Vous pouvez également inviter de nouveaux participants à la réunion et copier le lien, si vous le souhaitez. Attention : Le gestionnaire d'appels en salle de réunion propose des options différentes de la version écran de consultation.