Tolketjenester og arbeidsflyter
Invitasjon og tilføying av tolk til en videosamtale kan skreddersys for å passe klinikkens behov.
Hvis du bruker tolker i videosamtaler, er videosamtaler fleksible med tanke på hvilken arbeidsflyt som passer best for din(e) klinikk(er).
Når det gjelder bruk av tolker eller tolketjenester, må organisasjonen din utvikle sine egne prosesser for å gjøre det til en effektiv og virkningsfull arbeidsflyt for klinikkene dine. Det avhenger av hva som fungerer best for helsetjenesten og pasientene dine. Denne siden gir noen forslag og retningslinjer basert på prosessene flere helseorganisasjoner har innlemmet i sine kliniske telehelsearbeidsflyter.
Bruk av en tolketjeneste
Organisasjonen din bruker kanskje en tolketjeneste regelmessig, eller du kan ha interne tolker, og du kan samarbeide med dem for å utvikle prosesser for bestilling eller tolker på forespørsel. Hvis tolker må komme inn i klinikkens venteområde slik at de kan legges til samtalen av helsepersonell, kan du gi dem lenker til det nødvendige venteområdet på klinikken. Tolker må vite hvilken informasjon du ønsker at de skal oppgi når de starter en videosamtale for å ankomme venteområdet, slik at de er lett identifiserbare. Tolker trenger også opplæring i hvordan de skal forberede seg på og delta i en videosamtale.
Alternativer for å legge til en tolk i en videosamtale
- Send klinikklenken til en tolk og legg dem til i samtalen fra venteområdet.
- Inviter en tolk direkte til den gjeldende videosamtalen din ved hjelp av samtalebehandleren .
- Bruk Tjenester på forespørsel -applikasjonen til å be om en tolk på forespørsel fra innsiden av samtaleskjermen.
- Hvis det er aktivert i klinikken din, kan du ringe en telefon fra samtaleskjermen for å legge til en telefontolk i samtalen.
Hvis du bruker, eller ønsker å bruke, en av følgende tolketjenester, kan du klikke på overskriften for mer informasjon:
TIS National (Oversettelses- og tolketjeneste)
Innenriksdepartementet har gjort det mulig for tolker som jobber for Oversettelses- og tolketjenesten (TIS National) å delta i videokonsultasjoner. TIS National bistår pasienter som ikke har engelsk som førstespråk. Healthdirect Australia samarbeidet med South Brisbane PHN, Refugee Health Network og TIS National for å fremme muligheten til å legge til rette for videofunksjonalitet for de 2000 TIS-oversetterne som er involvert i helsekonsultasjoner. Leger som fakturerer gjennom Medicare og frivillige organisasjoner kan få tilgang til TIS-tolker uten kostnad ved å registrere seg som TIS National-klient .
Når TIS-tolker bestilles, trenger de lenken til klinikkens venterom – den du sender til pasienter for avtalene deres. Nedenfor er et eksempel på informasjon du kan inkludere når du bestiller tolken:
Tolken klikker på lenken rett før avtaletidspunktet for personen de skal tolke for og legger inn opplysningene sine. Tolker bør ikke bare legge inn navnet sitt eller navnet på klienten. Vi foreslår heller at de gjør noe lignende prosessen nedenfor, slik at de enkelt kan identifiseres i venterommet:
- Klikk på klinikklenken 5 minutter før bookingtidspunktet
- I feltet for fornavn, fyll inn 'Tolker'
- I feltet for andre navn skriver du inn '[navnet deres] for 'pasientnavn] - f.eks. 'Jude Cobb for Sue Smith'
- Skriv inn telefonnummeret deres
- Klikk på fortsett for å komme til venteområdet.
Helsepersonell finner tolken og blir med i samtalen, og legger deretter pasienten til samtalen fra venteområdet.
Eksempler på tolk på forespørsel
Det finnes eksempler, som 2M lingo™ -appen som er skissert nedenfor, som kan fungere med videosamtaler.
For å bruke 2M Language Services-appen på klinikken(e) din(e), må tjenesten din ha en eksisterende konto hos 2M, som er satt opp for å passe klinikkens behov. Deretter kan klinikkadministratoren eller telehelsesjefen din be om 2M lingo™ -appen ved å bruke forespørselsskjemaet vårt på denne siden. Når du har lagt appen til klinikken din, vil helsepersonell se et alternativ for å legge til en tolk på forespørsel i den nåværende videosamtalen, etter behov.
Når klinikkadministratoren din har bedt om 2M lingo™-appen og den er aktivert på klinikken din, følger du trinnene nedenfor for å invitere en tolk på forespørsel til en videosamtale:
| Klinikkadministratorer kan sjekke om 2M lingo™ -appen er aktivert på klinikken deres ved å klikke på Apper i venstre kolonne på venteområdets dashbord og se under listen over installerte apper. |  |
| Helsetjenesteleverandøren blir med i videosamtalen med pasienten eller klienten som trenger tolk. |  |
| I videosamtaleskjermen klikker helsepersonell deretter på 2M lingo™-logoen for å åpne appen (uthevet i rødt). |  |
| Logg inn på 2M med riktig brukernavn og passord. Når du har logget inn, vil disse opplysningene bli husket for fremtidig bruk. |  |
| Deretter velger du tolkens kjønn (du kan velge å ikke preferere) og ønsket språk. |  |
| Appen vil nå koble deg til en passende tolk basert på valgene dine. Når tolken klikker på invitasjonslenken, blir de med i den gjeldende videosamtalen som en deltaker. |
 |
Applikasjon for videosamtaletjenester på forespørsel
Applikasjonen Tjenester på forespørsel lar helsepersonell be om en tjeneste på forespørsel fra samtaleskjermen i den gjeldende videosamtalen . For eksempel kan en kliniker be om en tolk på forespørsel under en samtale med en pasient eller klient fra en ikke-engelsktalende bakgrunn.
Klikk her for detaljert informasjon om Tjenester på forespørsel-applikasjonen.
Scenarier og funksjonalitet
Klikk på de ulike scenarioene nedenfor for å finne ut mer om tilgjengelige arbeidsflyter.
Identifisering av tolken i klinikkens venterom
Hvis tolken skal ankomme klinikkens venteområde for å bli lagt til videosamtalen, kan du spesifisere informasjonen du trenger fra tolketjenesten når de starter samtalen. Det er nyttig om de oppgir tolkens navn, pasientens navn og språket de skal tolke på, samt telefonnummeret deres. På denne måten kan helsepersonell tydelig se hvem de er og vite hvilken pasients samtale de skal legges til i. Det finnes et par måter å gjøre dette på ved å bruke inntastingsfeltene for den som ringer når de starter en videosamtale:
|
Alternativ 1 Start videosamtale: Feltet for tolkens fornavn er pasientens fulle navn og språk. Etternavnet er pasientens fulle navn. All informasjonen vises i venteområdet under Innringer. |
 |
| Slik vil tolkeinformasjonen se ut i klinikkens venterom. I dette eksemplet er navnet på pasienten som trenger tolken John Longo. |
 |
|
Alternativ 2 Klinikkadministratoren konfigurerer ekstra felt for innringerinntasting i tolkeklinikken. I dette eksemplet er de ekstra feltene:
|
 |
| De ekstra feltene for innringerinntasting kan vises i kolonnene i venteområdet hvis de er angitt som synlige som standard av klinikkadministratoren . Hvis de ikke er angitt i standardvisningen, kan du redigere kolonnene du ser ved hjelp av pennikonet. Du kan også finne denne informasjonen om den som ringer ved å gå til de tre prikkene til høyre for innringerkortet og velge Aktivitet. |
   |
Tolker og pasient i samme venterom
Klinikeren blir med i samtalen med pasienten og legger til tolken i samtalen (eller omvendt) fra dashbordet. I en arbeidsflyt med tolk og kliniker først , ville klinikeren bli med i tolken først og deretter legge til pasienten i samtalen – slik du vanligvis ville lagt til en deltaker . Samtalen fortsetter deretter med 3 deltakere. 
Tolken ankommer et spesifikt venterom for tolken.
Noen organisasjoner kan ønske å sette opp et spesifikt venteområde for tolker. I dette tilfellet sjekker et utpekt teammedlem med tilgang til tolkeklinikken tolkedetaljene og overfører samtalen til venteområdet der pasienten skal tas imot. Du kan overføre en samtale uten å bli med i samtalen (kald) eller etter å ha blitt med i samtalen (varm).
| Kald overføring: I dette eksemplet har tolken ankommet Acme Inter. Sjekk tolkedetaljene de har skrevet inn, og klikk på Overfør. |  |
| I overføringsvinduet velger du klinikken du vil overføre samtalen til – den pasienten skal behandles på – og klikker på Overfør . Når tolken er overført, vil den ankomme det nye venteområdet. Merk: Bare venteområder på klinikken som du er medlem av (som teammedlem eller henviser) vil være tilgjengelige for overføring til. |
 |
| Varm overføring: Bli med i samtalen med tolken og sjekk inn med dem. |  |
| Klikk på Samtalebehandling nederst til høyre på samtaleskjermen, og klikk deretter på Overfør samtale for å overføre dem fra samtalen. |
 
|
| Fra rullegardinlisten over tilgjengelige klinikker velger du klinikken du vil overføre samtalen til (du vil bare se klinikker i denne listen som du har tilgang til, enten som teammedlem eller tjenestehenviser). Bekreft deretter overføringen. |
  
|
| Etter at samtalen er overført, forlater teammedlemmet som har utført overføringen samtalen ved å klikke på Legg på- knappen og velge Legg over samtale . Tolken settes på vent i det nye venteområdet hvor de kan bli med klinikeren, eller legges til i samtalen med pasienten og klinikeren, avhengig av foretrukket arbeidsflyt. |
 
|
Bli med i samtalen med begge og sett den på vent for klinikeren
Hvis tolken og pasienten venter i samme venterom, og du ønsker å sette dem sammen i en samtale som klinikeren kan bli med i på tidspunktet for avtalen, kan du følge denne arbeidsflyten. Et utpekt teammedlem blir med i samtalen med tolken og legger deretter til pasienten i samtalen – eller blir med pasienten først, avhengig av arbeidsflyten din. Teammedlemmet forlater deretter samtalen, og setter pasienten og tolken på vent sammen.
| Bli med i samtalen med tolken, og legg deretter pasienten til i samtalen slik du vanligvis ville lagt til en deltaker . Du kan legge til pasienten først hvis ønskelig, men å legge til tolken først kan gjøre det lettere for pasienten å kommunisere med deg fra starten av. |
 |
|
Når både tolk og pasient er i samtalen sammen, avslutter du samtalen ved å klikke på Legg på- knappen og velge Legg igjen samtale 1.
Merk: De to deltakerne vil kunne se og høre hverandre i dette scenariet mens de venter på å bli møtt av klinikeren. |
|
Inviter tolken til den gjeldende pasientsamtalen
Når du er i samtale med en pasient som trenger tolk, kan du bruke Samtalebehandling til å invitere en deltaker til den gjeldende samtalen via e-post eller SMS. Merk: Du trenger kontaktinformasjonen til tolken for denne arbeidsflyten.
| Fra samtaleskjermen klikker du på Samtalebehandler og deretter på Inviter deltaker. |
 
|
| Velg om du vil invitere dem via e-post eller SMS, fyll ut navnet deres og enten e-postadressen eller mobilnummeret deres, og klikk deretter på Inviter . Når tolken klikker på invitasjonslenken, kommer de direkte inn i den gjeldende sikre samtalen (uten å måtte komme inn via venteområdet). |
 |
Opprett en tilgjengelig, forhåndsutfylt lenke for enkel tilgang til venteområdet
Tilgjengelige, forhåndsutfylte lenker gir tolken enkel tilgang til det nødvendige venteområdet for videosamtaleklinikken. Å gi tolkene en lenke som er forhåndsutfylt med nødvendig informasjon vil gjøre prosessen enkel å navigere. Informasjonen som etterspørres for den tilgjengelige lenken vil inkludere personens navn, telefonnummer (hvis det etterspørres i klinikken) og eventuelle andre konfigurerte felt for klinikken.
Klinikkadministratoren kan opprette de obligatoriske feltene for klinikken, som for eksempel pasientnavn og språk, for innringere til klinikken. Husk at disse feltene vil vises for alle innringere i klinikken, enten de får en tilgjengelig lenke eller ikke. De kan opprettes som valgfrie felt, eller du kan bruke en tolkespesifikk klinikk og deretter overføre tolken til den nødvendige klinikken, som beskrevet ovenfor.
Det er raskt og enkelt å opprette pasient- og gjestespesifikke, forhåndsutfylte lenker til ønsket venteområde ved hjelp av vår tilgjengelige lenkeoppretter .
Dette kan gjøres ved at helsetjenesten bestiller tolken eller av tolketjenesten, avhengig av avtalt arbeidsflyt.